Kvalitetsutvikling er en kontinuerlig prosess. Denne type arbeid kalles gjerne utviklingsarbeid, kvalitetsutvikling eller endringsarbeid. Arbeidet kan fremstilles i ulike faser. Fasene vil i praksis overlappe hverandre, gå i sløyfer og gjentas. Hver enkelt fase kan også inneholde flere mindre prosesser, med tilsvarende faser og sløyfer. Samarbeid og bred involvering er viktig i gjennomføringen av alle fasene.
Modellen nedenfor er en forenklet fremstilling av kvalitetsarbeidet.
Innhente informasjon
Barnehage, SFO, PP-tjenesten, skole og fag- og yrkesopplæringen har ulike kilder til informasjon. Uavhengig av hvilken informasjon dere har tilgang til, er det viktig at dere i denne fasen vurderer hva dere har eller kan få av informasjon og etablerer et felles kunnskapsgrunnlag ut fra dette.
Kunnskapsgrunnlaget er ikke et mål i seg selv, men skal hjelpe dere med å identifisere styrker og utfordringer i neste fase. Bruk gjerne litt tid på å identifisere hvilke kilder som er gode for det arbeidet dere skal gjøre.
Tall og statistikk er ofte et godt utgangspunkt for å vurdere dagens situasjon, men tallene forteller aldri alt, og det er også en risiko for å tolke tallene feil. Statistikk bør derfor alltid sees i sammenheng med andre kilder. Når dere har samlet informasjonen må den vurderes og analyseres. Det er slik dere finner styrker og utfordringer, og kan avgjøre hva dere bør prioritere å jobbe videre med.
Analysere og sammenstille informasjon
I denne fasen identifiserer dere hvilke områder som skal prioriteres og i hvilken rekkefølge. Endring tar tid, og det er ikke meningen å jobbe med alle områder samtidig. For å finne ut hvilket avgrenset område dere skal jobbe med, bør dere vurdere kunnskapsgrunnlaget og stille spørsmål om dagens situasjon.
Ulik kompetanse, erfaringer og holdninger bidrar til bredde i analysen, så involvering er viktig i arbeidet. For skoler skal også elever involveres. Ved hjelp av åpne spørsmål og å lete etter nye svar blir analysearbeidet mer interessant og nyttig, enn ved raske konklusjoner.
De ulike kildene må sammenstilles og analyseres for å få verdi. Det kan være nyttig å idémyldre over hva som er bakgrunnen for det dere har funnet. I tillegg bør dere se på funnene sammen med tidligere målsettinger, prioriteringer og tiltak, vurdere måloppnåelsen, og hva som eventuelt skal videreføres, justeres eller endres.
Funnene bør drøftes jevnlig. Et felles og oppdatert kunnskapsgrunnlag gir en felles oppfatning av sentrale utfordringer, og er et nødvendig utgangspunkt for å gjøre prioriteringer, sette mål og bestemme tiltak.
Drøftingen og analysen bør foregå på alle nivåer i organisasjonen. Legg til rette for drøfting og refleksjon i plenum og i mindre grupper.
Planlegge – velge områder og sett mål
Når dere har valgt områder å arbeide videre med bør dere definere mål, og planlegge tiltak basert på disse målene. Målene bør være så konkrete at dere lett kan velge tiltak ut fra dem. Lag mål som kan evalueres i etterkant.
Dere må bli enige om hvilke områder som skal forbedres, og hvilken praksis man ønsker å utvikle i møtet med barna og elevene. Gode og klare kvalitetsmål er avgjørende for å gjøre vurderinger av kompetansebehov og for å finne hensiktsmessige tiltak. Det er også lettere å lykkes dersom det er enighet om og felles forståelse av målene. Det gir de ansatte eierskap til utviklingsarbeidet.
Målene kan omfatte både individuell og kollektiv utvikling. De bør konkretiseres og forankres både på eiernivå og i den enkelte enhet.
Basert på funnene bør dere
- Velge hvilke områder dere skal prioritere
- Sette mål og delmål for hvordan dere vil utvikle dere videre
- Lage en plan med tiltak for å nå målene
- Lage en plan med faste stoppunkter for underveisvurdering og sluttevaluering
For å lykkes med utviklingsarbeidet i barnehage og skole er det viktig å involvere ansatte og ledere i beslutningsprosesser. Det skal bidra til at
- tiltakene møter de lokale utfordringene mer treffsikkert
- lærerprofesjonen og andre ansatte får et eierskap til tiltakene
- forankringen blir bedre og potensialet for endring større
Ledere og ansatte må ha en aktiv rolle i å definere behov og vurdere hvilke tiltak som skal gjennomføres.
Kvalitetsarbeid krever at dere er tålmodige og står i de prioriteringene dere har valgt. Hvis dere i evalueringen underveis ser at tiltakene ikke innfrir, må de justeres.
Mulige tiltak kan være å:
- videreføre og forsterke allerede pågående tiltak.
- igangsette nye tiltak i samarbeid med eksterne kompetansemiljøer.
- inngå regionalt samarbeid om kvalitetsutvikling med andre kommuner.
- heve kompetansen individuelt eller kollektivt.
Gjennomføre
I denne fasen gjennomfører og implementerer dere tiltak som er basert på arbeidet gjort i de andre fasene. Målene skal styre kvalitetsarbeidet, og delmål hjelper dere å se progresjonen underveis i arbeidet. Målene må evalueres underveis.
Det er viktig at alle bidrar inn i arbeidet og holder fast ved de målene dere har satt. Tiltakene må tilpasses deres situasjon. Det som fungerer godt et sted må tilpasses og gjenskapes før det fungerer andre steder. Det må derfor være en løpende prosess i organisasjonen. Utviklingsarbeid handler om å jobbe sammen over tid for å utvikle praksisen.
Gjennom alle fasene bør dere evaluere det dere gjør. Vurder og analyser hva som fungerer og hva som ikke fungerer.For å se virkningen av tiltakene, kan dere utvikle kjennetegn og kriterier for måloppnåelse før tiltaket iverksettes. Det hjelper til med å konkretisere målet.Ved å sammenlikne situasjonen fra start med situasjonen senere i prosessen, er det lettere å vurdere om tiltaket har ført til ønsket endring. Sammenlikningen kan også gjøre det lettere å begrunne justering av kursen underveis.