Årsrapport 2023

Overordna vurdering av styringa

Styring av Utdanningsdirektoratet tek utgangspunkt i regelverk for økonomistyring i staten, verksemds- og økonomiinstruksen for Utdanningsdirektoratet, og det årlege tildelingsbrevet med tilleggsbrev gjennom året. Budsjettprosessen for direktoratet følgjer eit fast årshjul som er tilpassa den statlege budsjettprosessen.

Utdanningsdirektoratet har ei forsvarleg drift med god økonomistyring og tilfredsstillande regeletterleving. Samtidig har vi gjennom året som har gått, identifisert område med potensial for forbetring i verksemdsstyringa. Det viktigaste området dreier seg om strategisk styring. Direktoratet har ein brei portefølje og svært mange aktivitetar på ulike område. Dette medfører ein risiko for at arbeid blir fragmentert og lite målretta. Ettersom dei økonomiske ressursane i direktoratet er under press, og barn og unges lærings- og trivselsresultat er i negativ utvikling, er det behov for tydelegare prioriteringar internt i verksemda. I 2023 har vi teke grep for å få til dette, mellom anna gjennom å gjennomføre evalueringar i alle avdelingar for å få eit betre grunnlag for styring. Saman med KD starta vi òg ein prosess for nye mål for direktoratet. Måla skal mogleggjere meir heilskapleg styring og eit betre grunnlag for prioriteringar i tida framover. Basert på dei nye måla planlegg vi i 2024 mellom anna å vidareutvikle verksemdsstyringa i direktoratet.

Endringar i verksemdsstyringa vår vil òg påverke etatsstyringa i departementet. Det er eit mål for oss at forbetringane skal gi rom for auka strategisk dialog mellom departement og direktorat. Som ledd i det har vi i 2023 òg bidrege inn i det felles prosjektet om styring, kommunikasjon og samarbeid mellom Kunnskapsdepartementet og Utdanningsdirektoratet.

Når det gjeld tilskotsforvaltning, tilskotskontroll og styring av underliggjande verksemder, viser vi til eigne rapportar til departementet med frist 28. april 2023.

Risikovurdering i 2023

Risikovurderinga til Utdanningsdirektoratet er i stort ikkje endra sidan tidlegare leveransar til departementet, i andre tertialrapport og i dialogen om tildelingsbrev for 2024. Det er vesentleg risiko knytt til regelverksetterlevinga i sektor, mellom anna innanfor områda barnehage- og skulemiljø og innanfor spesialpedagogikk og spesialpedagogisk støtte. For å minimere risikoen arbeider vi innanfor sporet av støtte til innføring av ny lov, i form av tiltak for å auke kunnskap og kompetanse om regelverk i sektor. Samtidig er vi kjende med at kapasitet og ressursar er blant dei viktigaste forklaringane på kvifor skuleeigar og barnehageeigar ikkje sikrar betre regelverksetterleving. Dermed vil risikoen, sjølv med planlagde tiltak tekne i betraktning, vere høg.

Det er også høg risiko knytt til eksamensgjennomføringa, noko som departementet har blitt informert løpande om. Vi har jobba tett og strukturert med oppfølging av statsforvaltarane på området og foreslått konkrete tiltak for våreksamen 2024. I tillegg er det gjort omfattande testing og teknisk forbetring av systema til Utdanningsdirektoratet. Dette blir omtalt meir utførleg i del III av årsrapporten.

Vi vurderer vidare at det er moderat risiko knytt til læring, trivsel og motivasjon i skulen, til digitaliseringsambisjonen og til absorberings­evna av vedtekne og nye tiltak i sektor. Både innanfor digitalisering, læring og trivsel får vi mange oppdrag frå departementet. Mange og fragmenterte oppdrag medfører i seg sjølv ein risiko for at ressursane i direktoratet i for stor grad kan bli brukte på oppdukkande og spreidde behov, utan ei tydeleg retning. Vi ønskjer derfor å bruke målprosessen og styringsdialogen som er sett i gang, til å diskutere ambisjonsnivå og prioriteringar med Kunnskapsdepartementet.

Innanfor internkontroll er IT-styring blant dei risikoane vi jobbar mest med. Systemporteføljen til Utdanningsdirektoratet innanfor IT er omfattande og prega av å ha vore utvikla i fleire fasar, til ulike formål og av mange aktørar. Over tid har dette resultert i ei fragmentering av porteføljen, som er kostnadsdrivande. Derfor jobbar vi med å sikre heilskapleg styring av dette området, mellom anna gjennom å arbeide tverrgåande i team for IT-styring. For 2024 er det òg eit mål å setje i verk i større grad metodisk porteføljestyring som skal omfatte dette området.

Informasjonsforvaltning er eit anna fagfelt innanfor internkontroll der det blir jobba med vidareutvikling. Det er eit viktig område med mange interessentar, som kjem inn på både omsyn til informasjonssikkerheit, personvern og tilgjengeleggjering av informasjon i notid og framtid. I 2023 er det gjort mange aktivitetar på området, som å publisere informasjon om datasett i Felles datakatalog, lage oversikt over bevaring og kassasjon for datasett i Utdanningsdirektoratet, og dessutan sletting av overflødige data.

Styring av statsforvaltarane på utdanningsområdet

I 2023 har samarbeidet med og styringa av statsforvaltarane vore prega av mellom anna utfordringar knytte til gjennomføring av eksamen vår 2023 og oppfølging av ukrainske flyktningar.

Vi har hatt tett kontakt og samarbeid med statsforvaltarane om oppfølginga av barnehage- og skuleeigarar, og gjennom jamleg rapportering har dei beskrive tilstanden i sektoren. Statsforvaltarane har bidrege til at barn og elevar får innfridd rettane sine òg i situasjonar med stort press på skular og barnehagar.

Vi gjennomførte to styringsmøte i 2023, med Statsforvaltaren i Møre og Romsdal og med Statsforvaltaren i Vestland. Der det har vore behov, har vi gjennomført digitale fagmøte med ein eller fleire utdanningsdirektørar. I tillegg har vi gjennomført tre felles fagmøte med alle utdanningsdirektørane til stades.

Styring av Dei samiske vidaregåande skulane og Sørsamisk kunnskapspark

Direktoratet er etatsstyrar og skule- og verksemdseigar for Dei samiske vidaregåande skulane, Karasjok og Kautokeino og Åarjelsamien vierhtiesåafoe / Sørsamisk kunnskapspark. Dei vidaregåande skulane skal gi eit landsdekkjande opplæringstilbod på samisk, i tillegg til å gi fjernundervisning i nordsamisk. Åarjelsamien vierhtiesåafoe / Sørsamisk kunnskapspark tilbyr samisk språkopplæring i form av fjernundervisning og språksamlingar. I 2023 har direktoratet hatt tett oppfølging av begge verksemdene, både som etatsstyrar og administrativt og fagleg som eigar. Begge skulane har fått kompetanseheving i skulemiljøsaker, då det er eit særleg risikofylt område. I 2023 har vi nytta mykje tid på å klargjere kva som er oppdraget for Åarjelsamien vierhtiesåafoe / Sørsamisk kunnskapspark. Departementet har gjennomført konsultasjonar med Sametinget der direktoratet har vore observatør. Konsultasjonane held fram i 2024. Det er avgjerande for verksemda at eit omforeint mandat kjem på plass så raskt som mogleg.

Fellesføringar og krav til årsrapporten

Lærlingar og studentar

Direktoratet er knytt til opplæringskontoret OK stat og har som mål å ha åtte lærlingar i ulike lærefag. Dette svarer til meir enn to lærlingar per hundre tilsette, som er godt over målet i tildelingsbrevet, og eit relativt høgt nivå i statleg samanheng. Vi vurderer at dette er den øvre grensa for kva som er formålstenleg med tanke på å kunne yte god og relevant opplæring og oppfølging.

I 2023 har målet blitt nådd, då direktoratet hadde åtte lærlingar. Det blei rekruttert fem nye lærlingar i fire ulike lærefag, noko som er ein auke med éin lærling frå 2022. Alle lærlingane fekk opplæring på lokasjonen vår i Oslo i 2023. Det blir gjort ei årleg vurdering for rekruttering på andre lokasjonar.

Direktoratet har oppnådd godkjenning i eitt nytt lærefag i 2023, og gir no opplæring i følgjande:

• service- og administrasjonsfaget
• IT-driftsfaget
• IT-utviklarfaget
• mediedesignfaget

Konsulentbruk

Konsulentdelen av dei samla driftsutgiftene til Utdanningsdirektoratet på alle kapittel og postar i 2023 var på 15,3 prosent. Dette er ein nedgang på 3 prosentpoeng samanlikna med året før. 97,6 prosent av konsulentbruken, som for 2023 utgjorde 228 mill. kroner, som var ein nedgang på om lag 30 mill. kroner frå 2022, er relaterte til direktoratet sine tildelingar på barnehage- og skulefaglege postar. Desse består av mange ulike satsingar og tiltak, og med varierande varigheit og budsjettmessige storleikar. Det vil derfor vere vanskeleg og lite tenleg for direktoratet å ha eigen kompetanse innanfor denne porteføljen.

På driftspost til direktoratet, kap. 220 post 01, blei konsulentbruken redusert frå 6,4 mill. kroner i 2022 til 5,5 mill. kroner i 2023, ein nedgang på 14 prosent som i hovudsak kjem av mindre konsulentbruk innanfor utvikling av programvare, IKT-løysingar osb. Om lag 0,4 mill. kroner av dette blei brukt på konsulenttenester til kommunikasjonsrådgiving, design osb.

Konsulentdelen av lønnsutgifter utgjorde 64,5 prosent i 2023, ein nedgang frå 2022 då delen var 80,2 prosent.

Desentralisert arbeid

Utdanningsdirektoratet har ei desentralisert organisering, med kontor i Tromsø, Hamar, Molde og Oslo. Ordning med heimekontor inntil to dagar i veka blir nytta av medarbeidarar som har lang avstand til kontorlokasjon. Dette gjer det mogleg for personar utanfor dagpendlarradius å søkje seg til Utdanningsdirektoratet.

Vi har vurdert å utvide moglegheita for fjernarbeid, det vil seie arbeid som jamleg blir utført frå andre stader enn heimekontor eller kontorlokasjon. På noverande tidspunkt vurderer vi ikkje dette som formålstenleg. Det kjem av at oppgåveløysinga i direktoratet er kjenneteikna av kollektive arbeidsprosessar, der fysisk nærvær er viktig. Nærvær er også vesentleg for å sikre eit godt fagleg og sosialt arbeidsmiljø.

I Tromsø er Utdanningsdirektoratet samlokalisert med Direktoratet for høgare utdanning og kompetanse. Vi har vurdert om det finst ytterlegare moglegheiter for å tilby kontorplassar i lokala våre i Molde, Hamar og Tromsø for tilsette i andre statlege verksemder. Vi vurderer det førebels slik at dette ikkje er mogleg, mellom anna på grunn av administrative forhold, tekniske løysingar og arbeidsmiljø.

Klima og miljø

Verksemda til Utdanningsdirektoratet er av ein slik karakter at bidraga våre til redusert klima- og miljøavtrykk i all hovudsak er knytte til reiseaktivitet, anskaffingar og forvaltning av bygg.

Direktoratet har fastsett konkrete mål for omfanget av reiseaktiviteten vår. Vi etterlever staten sin reiseavtale for reiser innanlands og utanlands, der det blir stilt krav om at ein ut frå klimaomsyn alltid skal vurdere om ei reise er nødvendig, før ho blir gjennomført. I tillegg har vi òg interne retningslinjer som skal bidra til at miljøomsyn blir vektlagt ved gjennomføring av reiser, til dømes ved val av transportmiddel. Samanlikna med før pandemien har vi i 2023 redusert reiseverksemd.

Ved gjennomføringa av alle anskaffingane våre vurderer vi konkret om det er relevant og forholdsmessig å stille miljøkrav. Vi har òg i løpet av 2023 inngått statlege fellesavtalar om gjenbruk av møblar og datautstyr, som bidreg til auka berekraft.

Vi vurderer fortløpande om det kan gjerast energisparande tiltak knytte til kontorlokale. Det er inngått ny leigekontrakt for kontorlokasjon i Oslo, der ombygging og reduksjon av areal vil medføre redusert energibruk.

Likestilling og mangfold

Rapportering etter likestillings- og diskrimineringslova § 26 a er å finne i vedlegg 2 om aktivitets- og utgreiingsplikta.

Sikkerheit og beredskap

Utdanningsdirektoratet har gjennomført kartlegging av verdiane og avhengnadene våre. Verdiane er lagt til grunn når vi gjer risikovurderingar og i beredskapsarbeidet vårt.

Vi reviderer kvart år ROS-analysane våre for IT, personvern og samfunnssikkerheit. Dei områda som er identifiserte med høgast risiko for verksemda, er uønskt tilgang til informasjon, nedetid i system som følgje av angrep, og manglande tilgjengeleg til informasjon.

I 2023 deltok direktoratet saman med Kunnskapsdepartementet i ei øving i regi av Justisdepartementet, og dessutan i den nasjonale øvinga Arctic REIHN. Direktoratet gjennomførte òg ei intern beredskapsøving der toppleiinga i direktoratet og nøkkelpersonar i relevante funksjonar deltok. Dette var dei viktigaste læringspunkta og tiltaka frå den interne øvinga:

• Vi bør gå gjennom og oppdatere tiltakskorta i samsvar med beredskapsplanen.
• Vi bør setje i verk tiltak som sikrar, så langt som mogleg, normal drift av verksemda.
• Vi bør gjennom planverket leggje til rette for at krisestaben i tilstrekkeleg grad vurderer verstefallsscenario og vidare risiko.
• Vi må sikre nødvendig involvering av ressurspersonar innan IT for betre å kunne vurdere risiko og eigna tiltak ved digitale hendingar. Vi må gjere tilsvarande for HR for betre å vareta tilsetteperspektivet.
• Vi bør justere rutinar og praksis for loggføring.
• Det bør leggjast til rette for gode fysiske lokale og tilstrekkelege ressursar.

Direktoratet har gjennom fleire år utarbeidd og forbetra styringssystemet sitt for sikkerheit. Arbeidsområda består av styrande, utførande, kontrollerande og korrigerande tiltak. Vi har som hovudmål å jobbe planmessig og førebyggjande. Styringssystemet omfattar alle element som har noko å seie for sikkerheit, både den fysiske sikkerheita (liv og helse), informasjonssikkerheita og personvernet. Sikkerheitstiltaka er baserte på risikovurderingar og leiinga si styring av risiko.

Vi har i 2023 mellom anna gjennomført tiltak for å kommunisere sikkert når dette krevst ved etablering av Nasjonalt Begrenset Nett, og vi har etablert samarbeid med blant andre NSM og SIKT når det gjeld varsling og handtering av uønskte hendingar. Dette for å fange opp indikasjonar på angrep, redusere skade og konsekvensar, og vere i stand til å komme tilbake til sikker drift så raskt som mogleg.

Helse, miljø og sikkerheit

Måla våre for HMS-arbeidet i 2023 har vore

• godt og helsefremjande arbeidsmiljø
• god risikostyring og beredskap
• trygge og funksjonelle arbeidsplassar

Vi jobbar systematisk for å sikre eit godt arbeidsmiljø i Utdanningsdirektoratet. Ein del av dette arbeidet er årleg HMS-kartlegging og risikovurdering, der vi kartlegg arbeidsmiljøet, vurderer risiko og utarbeider planar og tiltak for å redusere risikoane. Vi gjennomfører medarbeidarundersøkingar og vernerundar annakvart år. I 2023 gjennomførte vi ei medarbeidarundersøking for alle tilsette i direktoratet. Vi vurderer dei samla resultata som gode, målt opp mot forskingsbaserte tilrådingar og kvalitetsmål for samanliknbare verksemder. Resultata frå undersøkinga viser at det er forholdsvis små endringar i resultata for direktoratet samla sett samanlikna med undersøkinga som blei gjennomført i 2021.

Arbeidsmiljøutvalet til direktoratet har regelmessige møte og gjennomfører mellom anna risikovurdering og vurderer tiltak knytte til HMS. I 2023 blei talet på deltakarar i arbeidsmiljøutvalet utvida for å sikre fast representasjon frå alle dei fire arbeidslokasjonane våre.

Gjennom året har vi arrangert ulike aktivitetar for å auke merksemda på og kunnskapen om forhold knytte til helsefremjande arbeidsmiljø, beredskap og funksjonelle arbeidsplassar. I 2023 har vi hatt særskilt fokus på inkludering som føresetnad for eit helsefremjande arbeidsmiljø. Alle medarbeidarar har tilgjengeleg oversikt over regelverk og interne rutinar, retningslinjer og handlingsplanar for HMS-området. Vi gjennomfører også ved behov avgrensande kartlegging av arbeidsmiljø, til dømes i tilknyting til ombygginga av lokala våre i Oslo.

Bruken av heimekontor i direktoratet blir jamleg evaluert for å sikre ein god balanse mellom organisasjonen sitt behov for å vareta fagleg og kollegialt arbeidsmiljø, og kvar enkelt medarbeidar sitt behov for fleksibilitet. Vi reviderte retningslinjene i 2023 på bakgrunn av erfaringsinnhenting og innspel frå leiarar og medarbeidarar. Retningslinjene våre er tilpassa behova til verksemda og er i tråd med krav i forskrift.

Fns bærekraftsmål

Porteføljen til Utdanningsdirektoratet fell i hovudsak innunder berekraftsmål 4 om god utdanning. Dette målet dreier seg om å sikre inkluderande, rettferdig og god utdanning og fremje moglegheiter for livslang læring for alle. Årsrapporten til Utdanningsdirektoratet kan i sin heilskap lesast som ei framstilling av korleis vi i 2023 har arbeidd for å nå dette målet.

Utover arbeidet med å sikre god utdanning jobbar Utdanningsdirektoratet med berekraft primært gjennom tiltak for ei mest mogleg klimavennleg drift innanfor eksisterande rammer. Dette fell innanfor mål 12 om å sikre berekraftige forbruks- og produksjonsmønster og mål 13 om å motverke klimaendringane. Slik vi vurderer det, er dette i tråd med Noregs rapportar til FN om berekraftsmåla, som viser at det er desse berekraftsmåla Noreg har størst utfordringar med. For meir informasjon om dette, viser vi til rapporteringa på klima og miljø. I tillegg bidreg arbeidet til direktoratet til berekraftsmål 5 om likestilling mellom kjønna, og berekraftsmål 10 om mindre ulikskap, noko som også er beskrive i del III og del IV av årsrapporten.

Offentlege anskaffingar

Vi har i 2023 lyst ut og tildelt 44 ordinære konkurransar. Det er 3 færre enn i 2022. Statens innkjøpssenter tek seg av fleire fellesavtalar for staten, og vi bruker desse avtalane aktivt. Vi har eigne rammeavtalar på mange område, og vi har køyrt omtrent like mange mini-konkurransar i 2023 som i 2022, 74 i 2023 mot 75 i 2022.

Vi har interne retningslinjer for offentlege anskaffingar som blir følgde opp i direktoratet.