Arkivere høyringar frå Udir

Korleis journalføre og arkivere høyringar frå oss

1. E-posten de mottek frå oss kan journalførast som eit inngåande brev. Slik dokumenterer de at de har motteke ein invitasjon til å svare på ei høyring. E-posten inneheld alltid ei kortfatta skildring av høyringa, og ei lenke til alle dokumenta i saka. De kan fordele den inngåande journalposten til rett sakshandsamar.
2. Sakshandsamaren svarar på høyringa ved å trykkje på lenka og gje svar. Når svaret er sendt og stadfesta får vedkomande heile høyringa, med svaret sitt, på e-post. E-posten kan då arkiverast slik at dokumentasjonsbehovet er stetta.

Kvifor legg vi ikkje ut høyringane som pdf?

Med strukturerte svar i eit høyringssystem er det enklare for oss å syne fram svara på nettsidene våre, og late alle lese og ta del i høyringane vi sender ut. Vi ser frå bruken av nettsidene våre at stadig fleire er inne og les og svarar på høyringane våre, ikkje berre frå pcen, men óg frå mobile einingar. Høyringane og svara har difor vorte meir tilgjengelege etter at vi tok i bruk høyringssystemet vårt. Dette gjer sitt til openheit og demokratiske prosessar.

I tillegg vert sakshandsaminga av høyringane betre og langt meir effektiv. Vi har minka tidsbruken på sjølve oppsummeringa av ei høyring frå sytti timar til fem minutt, og vi kan difor nytte meir tid til å vurdere innspela i høyringane i staden for å systematisere dei.

Undervegs har vi ofte diskutert om vi burde sende ut pdf-dokument i tillegg til å leggje høyringane i høyringssystemet. Årsaka til at vi ikkje gjer det er at mange av dei som vert tilsendt pdf-ar vel å svare med brev i staden for å svare i høyringssystemet vårt. Då endar vi opp med å nytte tida vår på administrasjon i staden for faglege vurderingar og kvalitetsutvikling.

I fylgje eForvaltningsforskriften §13 kan ein sende lenke til dokumenta i saka i staden for å sende ut dokumenta. Ynskjer du likevel ein pdf av høyringa kan du trykkje Ctrl+P og velje "lagre som PDF".