Svar på del 2 av oppdrag 2022-027: Utrede og foreslå tiltak for bedre nasjonal statistikk om fravær i grunnskolen

Datainnhenting og publisering av fravær i grunnskolen

Per i dag publiserer Udir statistikk over elevfraværet på 10. trinn på alle nivå – nasjonalt, kommune- og skolenivå. Fraværet som publiseres er det som fremkommer på vitnemålet. Statistikken viser både median- og gjennomsnittsfraværet i dager og timer, samt antall elever bak indikatorene. For å ivareta personvernet og forhindre direkte eller indirekte identifisering av enkeltindivider skjermes/vises ikke tall beregnet ut fra færre enn seks elever.

Informasjon om bl.a. elevenes karakterer og fravær på 10. trinn eksporteres fra den enkelte ungdomsskoles skoleadministrative system til fylkeskommunen via en Webportal (VIGO Skole). Udir innhenter videre individdata med informasjon om karakterer og fravær fra VIGO til vårt statistikksystem med hjemmel i forskrift til opplæringsloven § 2-2. Når individdata lastes inn til USS anonymiseres fødselsnummer og et nytt generert ID-nummer, som er unikt for hver person som kommer inn, legges på.

Lokale myndigheters oversikt over fraværet utover 10. trinn

Kommunen er pliktig til å ha oversikt over tilstanden i grunnskoleopplæringa (Opplæringsloven § 13-3e). Vi har ikke p.t. kunnskap om hvor mange kommuner som i dag har oversikt over omfang og utvikling i elevfraværet i sin kommune. Udir publiserer, som tidligere nevnt, kun fraværstall for kommuner på 10. trinn. En spørreundersøkelse gjennomført av NIFU våren 2023 til et utvalg kommuner og skoler viser at 96 prosent av kommunene svarer at de har et felles system for registrering av fravær (Bergene mfl., 2023).

Selv om flertallet av kommunene har et skoleadministrativt system hvor skolene kan registrere elevenes fravær, er det ikke nødvendigvis gitt at kommunen har en sentral oversikt over fraværet i sin kommune. I NIFUs spørreundersøkelse svarer henholdsvis 13 og 15 prosent av kommunene at de «ikke vet» om de er enig eller uenig i at antall fraværsdager eller at antall fraværstimer har økt de senere årene. Et slik svar kan tyde på at ikke alle kommuner har oversikt over omfanget og utviklingen i fraværet.

For eksempel viser en forvaltningsrevisjon av håndteringen av bekymringsfullt fravær i Stavanger at kommunen ikke har utarbeidet en oversikt over omfang og utvikling i elevfraværet (Rogaland revisjon, 2022).

Registrering av fravær i ulike skoleadministrative system

De ulike skoleadministrative systemene som benyttes av grunnskolene i dag er IST Everyday, Vigilo, Visma Flyt Skole, iSkole, Tietoevery og WIS. Ifølge opplysninger fra de største aktørene bruker kommunene hovedsakelig oppvekstadministrative systemer fra Visma (60%), Vigilo
(25%) og IST (15%). Vi vet derimot lite om hvilke skoleadministrative systemer private grunnskoler bruker.

Udir har innhentet informasjon fra de ulike aktørene om hvordan fraværet kan føres i disse systemene. Samtlige aktører bekrefter at det i systemet er lagt til rette for at fraværet føres i dager og enkelttimer på alle trinn, og at både det faktiske fraværet og fraværet som skal fremkomme på vitnemålet lagres i systemet.

De skoleadministrative systemene har også mulighet for eksport av individdata (API eller filuttrekk) til VIGO-skole. Ifølge tall fra Vestland fylkeskommune laster det store flertallet skoler opp et filuttrekk fra sine systemer. I 2023 var det kun fire private skoler, av totalt 147 skoler, som leverte data manuelt, dvs. fylte ut et elektronisk skjema.

Begrensninger ved dagens registreringspraksis for å lage reliabel statistikk

For å kunne lage reliabel statistikk over elevenes fravær må alle skoler registrere fravær på en enhetlig måte.

Per i dag fastsetter forskrift til opplæringsloven § 3-38 hvordan skolene skal føre fraværet for 8.—10. trinn på vitnemålet. Forskrift til opplæringsloven § 3 – 36 fastsetter at kommunen skal ha et forsvarlig system for føring av fravær. Det er derimot ingen føringer på hvordan skolene skal registrere elevenes fravær på 1.–7. trinn.

Det er heller ingen nasjonale retningslinjer for hvor mange minutter av en time eleven kan komme for sent før det føres fravær for hele timen. Ulik praksis på skoler kan dermed gi inntrykk av at fraværsforskjellene mellom skoler er større enn det som er reelt.

En forvaltningsrevisjon av grunnskolens håndtering av bekymringsfullt skolefravær i Stavanger kommune viser at selv om kommunen har et felles skoleadministrativt system, er det ulik praksis fra skole til skole for hvordan fraværet innmeldes og registreres (Rogaland revisjon, 2022). På noen av skolene legger foresatte inn fraværet i systemet selv (i app eller nettportal), mens på andre skoler er rutinen at foresatte melder inn fravær via e-post, SMS eller telefon. I tillegg registrerer faglærer fravær når eleven er borte fra timen.

Revisjonen viste også at alle ungdomstrinn førte både dagsfravær og timefravær, mens de aller fleste barneskoler kun førte dagsfravær. En slik praksis betyr at det i dag vil være utfordrende å lage statistikk som kan sammenlignes på tvers av trinn og skoler.

Forventet utvikling dersom dagens situasjon består

Nasjonale myndigheter vil ikke ha oversikt over elevenes fullstendige fravær, kun det som føres på vitnemålet for 10. trinn. Dersom ulike elevgrupper i ulik grad innhenter legeerklæring for å få slettet fravær, vil det være utfordrende å trekke valide slutninger om fraværet til de ulike elevgruppene på bakgrunn av fraværet på vitnemålet. Forskere vil ha begrensede muligheter for å evaluere tiltak for å redusere fravær. Vi vil ikke ha informasjon om hvordan fraværet utvikler seg fra 1. trinn og ut gjennom grunnskoleløpet. Endringer i fraværsomfang på lavere trinn enn 10. trinn vil ikke oppdages. Manglende kunnskapsgrunnlag kan medføre at nødvendige tiltak ikke iverksettes.