Behandling av personopplysninger i barnehagemiljøsaker

Terskelen for hva som regnes som en personopplysning er lav, og det skal veldig lite til for at en aktivitet regnes som behandling av personopplysninger.

All bruk av personopplysninger må ha et rettslig grunnlag for å være lovlig. Det betyr at dere må ha et behandlingsgrunnlag før dere henter inn opplysninger i barnehagemiljøsaker.

Behandlingsgrunnlaget ligger i barnehageloven

I barnehagemiljøsaker vil barnehageloven kapittel VIII som regel gi dere hjemmel til å behandle personopplysninger.

I saker knyttet til enkeltbarn er det særlig barnehageloven § 42 og § 43 som gir dere rett til å behandle personopplysninger. Behandler dere personopplysninger i forbindelse med forebyggende og kontinuerlig arbeid for et trygt og godt barnehagemiljø, er det § 41 som er behandlingsgrunnlaget.

Eksempel:

I barnehageloven § 42 står det at: "Alle som arbeider i barnehagen, skal melde fra til barnehagens styrer dersom de får mistanke om eller kjennskap til at et barn ikke har et trygt og godt barnehagemiljø." Det betyr at alle som arbeider i barnehagen har lov til å gi styrer personopplysninger i slike tilfeller, og at styrer kan motta disse opplysningene.

For å kunne oppfylle plikten til å melde, må dere oppgi flere personopplysninger. Barnet må identifiseres med navn, og dere må oppgi hva det er som gjør at dere mistenker eller vet at barnet ikke har et trygt og godt barnehagemiljø.

"William på 5 år har en oppførsel som bekymrer de som jobber på avdelingen hans. Han sier ofte krenkende ting til andre barn. Når de andre barna svarer ham, blir han veldig sint og utagerer. De andre barna holder seg derfor i stor grad unna William. Han skjønner ikke dette, og blir lei seg når han blir avvist. Ute går William som oftest alene. William sier til en barnehagelærer at de andre barna ikke vil være venner med han og sier stygge ting. Barnehagen er kjent med at han har det vanskelig hjemme og at han utredes for mulig diagnose på BUP."

I mange tilfeller vil det også være nødvendig å oppgi navn på andre barn, for eksempel når barnet har fortalt hvem som plager han eller henne.

"William sier til en barnehage- og ungdomsarbeider at Martine og Emilie, som går i samme avdeling som William, plager han ofte plager ham. Dette gjør at William ikke synes det er noe morsomt å gå i barnehagen. Barne- og ungdomsarbeideren melder ifra til styrer om dette."

De behandlingene av personopplysninger som fremgår av barnehageloven §§ 42 og 43 har dere hjemmel for, og dere skal derfor ikke be om samtykke til disse. Dere skal for eksempel ikke be om samtykke fra foreldrene for å opprette en aktivitetsplan.

Ikke innhent flere personopplysninger enn nødvendig

Dere skal kun samle inn personopplysninger som er nødvendig for å oppfylle formålet med bestemmelsene i barnehageloven kapittel VIII.

Derfor bør dere stille dere følgende spørsmål:

• Hvilke barn og/eller personer som jobber i barnehagen er det nødvendig å ha opplysninger om for å oppnå formålet?
• Hvilke opplysninger om barn og/eller personer som jobber i barnehagen er nødvendige for å oppnå formålet?

Eksemplene under viser at det vil variere fra sak til sak hvilke personopplysninger som er nødvendige å innhente.

Hvilke barn og/eller personer som jobber i barnehagen er det nødvendig å ha opplysninger om?

Eksempel:

Line forteller at to gutter i avdelingen hennes plager henne, men forteller ikke hvem guttene er. Barnehagen vurderer enten å spørre Line om hvem det er som plager henne, eller spørre henne om hvordan hver enkelt gutt i avdelingen oppfører seg mot henne.

Barnehagen velger å spørre Line om hvem det er som plager henne, og hun forteller at det er Karl og Fredrik. Her vil det være unødvendig å innhente opplysninger om samtlige gutter i avdelingen for å finne ut hvilke to som plager Line.

Hvis Line ikke vil oppgi hvem av guttene i avdelingen som plager henne, kan det derimot være nødvendig å innhente opplysninger om samtlige gutter i avdelingen fra andre enn Line selv for å finne ut hvilke to som plager henne. Men her vil det for eksempel ikke være nødvendig å innhente opplysninger om samtlige gutter i hele barnehagen.

Hvilke opplysninger om barn og/eller personer som jobber i barnehagen er nødvendige?

Eksempel:

Line forteller til en barnehagelærer at to gutter i avdelingen hennes plager henne, men forteller ikke hvem guttene er. Barnehagelæreren spør Line om hvem det er som plager henne, og hun forteller at det er Karl og Fredrik.

Her vil det for eksempel være nødvendig å spørre Line om hva Karl og Fredrik gjør som plager henne, blant annet om konkrete hendelser hvor dette har skjedd.

Samtidig spør barnehagelæreren Line om hva hun synes om maten i barnehagen, og om hva slags forhold hun har til sine foreldre.

Det er her ikke nødvendig å spørre om hva Line synes om maten i barnehagen for å finne ut hvem som plager henne. Derimot kan det være nødvendig å spørre om Lines forhold til sine foreldre, hvis for eksempel barnehagen mistenker at hennes barnehagemiljø også kan være påvirket av forhold hjemme.