Tilsyn med frittstående skoler i 2020

Vi har årlig en gjennomgang av årsregnskapene til alle de frittstående skolene. Årsregnskapstilsynet er en breddekontroll med alle frittstående skoler som mottar statstilskudd. I årets kontroll gikk vi igjennom årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning og avdelingsregnskap for totalt 370 skoler.

God og ryddig regnskapsdokumentasjon er viktig for at vi skal se nærmere på skolenes økonomiforvalting. Generelt er vår erfaring at de fleste skolene gir regnskapsdokumentasjon som er utarbeidet i tråd med kravene i økonomiforskriften. Skolene har særskilte rapporteringskrav i notene til årsregnskapet, som gir verdifull informasjon om skolenes økonomi. I årets regnskapskontroll fant vi at 138 av 370 skoler rapporterte mangelfullt på ett eller flere av disse notekravene. Vi sendte derfor ut 138 pålegg om retting av notene til neste årsregnskap. Vi mener det er bekymringsverdig at så mange skoler ikke klarer å rapportere i tråd med kravene i regelverket.

Vi så i fjorårets kontroll at det var svært mange skoler som ikke rapporterte i tråd med regelverket. Vi vurderte at dette kunne ha sammenheng med at enkelte av notekravene var nye for året. Vi valgte derfor å sende et informasjonsskriv til alle skolene, for å veilede om kravene i regelverket. Vi hadde forventet at denne veiledningen skulle ha ført til bedre rapportering fra skolene.

På bakgrunn av blant annet risiko avdekket i årsregnskapstilsyn, har vi så langt åpnet seks økonomitilsyn.

Det ble sendt ut tre foreløpige tilsynsrapporter med økonomiforvaltning som tema i 2020. I disse tilsynene er det til sammen avdekket 8 brudd på regelverket. Vi avdekket i ett av tilsynene at skolen krevde skolepenger utover maksimalt tillatt skolepengesats og at styret ikke hadde fastsatt skolepengesatsen. Vi påla skolen å rette dette forholdet, da det kan være risiko for at elevene betaler mer i skolepenger enn det som er tillatt.

Vi har også ført to tilsyn med skolenes bruk av statstilskudd og skolepenger. Vi avdekket at ikke alle offentlige tilskudd og skolepenger hadde kommet elevene til gode. Disse midlene hadde gått til å dekke underskudd i tilleggsvirksomhet. Tilleggsvirksomhetene må samlet sett være selvfinansierte. Det betyr at skolen ikke kan bruke statstilskudd, skolepenger eller inntekter fra skolevirksomhet på å dekke kostnader til drift av tilleggsvirksomhet.

Vi har i tilsynene tidligere varslet pålegg om retting for disse forholdene. I etterkant av dette hentet vi inn ytterligere dokumentasjon i sakene. Vi fant etter en fornyet vurdering at det var riktig å kreve tilbakebetaling for disse midlene. Totalt varslet vi tilbakebetalingskrav på kr 3,4 MNOK i disse to sakene.

Økonomi – leasing

I fjor omtalte vi tilsyn med syv friskoler med tilknytning til hverandre, og som er finansiert av statstilskudd og skolepenger. I de foreløpige rapportene krevde vi tilbake til sammen 7,8 MNOK for leasing av Macbook-maskiner fra nærstående selskaper. I tilsynene vurderte vi at skolene betalte over markedsmessig pris ved leasing av utstyr fra nærstående selskaper. Vi avdekket også at skolene ikke fikk tilbakebetalt depositum som skolene stilte til sikkerhet for utstyret.

Skolene sendte inn omfattende tilbakemeldinger på de foreløpige tilsynsrapportene, og vi har innhentet ytterligere dokumentasjon fra skolene. På bakgrunn av dette fattet vi vedtak i sakene i 2020. Vi vedtok tilbakebetalingskrav på kr 9,6 MNOK, som ikke hadde kommet elevene til gode. Vi vurderte også at styret ikke hadde sørget for en forsvarlig økonomi- og regnskapsforvaltning. Det dreide seg om et alvorlig brudd på en sentral bestemmelse i friskoleloven, og skolene hadde ikke sørget for dokumentasjon slik at handelen var tilstrekkelig etterprøvbar. Vi vurderte at vi har svekket tillit til styret og skolenes drift på bakgrunn av funnene i disse tilsynene. Skolene har klaget på vedtakene.

Skolen har en avgjørende rolle for barns læring, omsorg og utvikling. Denne rollen blir enda mer fremtredende under ekstraordinære situasjoner, som eksempelvis covid-19-pandemien som har preget store deler av 2020. Skolen skal være et trygt sted å være, både for elevene og de som jobber på skolen. At skolen passer på at elevene har det trygt og godt, er særlig viktig når koronavirusutbruddet gjør at skolehverdagen er litt annerledes enn vanlig.

Vi gjennomførte tilsyn med fire skoler, der vi så på skolens arbeid med å planlegge for, informere om og følge med på spesielle problemstillinger eller utfordringer i skolemiljøet, som kunne oppstå som følge av pandemien.

Skolene må hele tiden arbeide forebyggende for å kunne gi elevene et trygt og godt skolemiljø. Det er en klar forventning i regelverket at de skal mobilisere det forebyggende arbeidet og ikke vente med å igangsette arbeidet til det har oppstått en konkret situasjon der en eller flere elever ikke har et trygt og godt skolemiljø. Det forebyggende arbeidet skal ikke være statisk, og både planer og tiltak skal være tilpasset de lokale forholdene.

Videre er det et krav om at alle som jobber på skolen skal være oppmerksomme på forhold eller oppførsel som kan tyde på at en elev ikke har det trygt og godt på skolen. Hvordan de som jobber på skolen følger med på elevene må være tilpasset de konkrete omstendighetene både ved elevene og skolen. De skal følge spesielt godt med på elever med en særskilt sårbarhet. En spesiell situasjon, slik som pandemien, kan medføre at det er flere elever eller andre elever enn vanlig, som har en slik særskilt sårbarhet. Alle som jobber på skolen, skal kjenne til plikten til å følge med og hva man skal være årvåken på. Skolen skal også dokumentere skriftlig hvordan de følger med på elevene.

Skolen skal informere elevrådet og foreldrerådet om alt som er viktig for skolemiljøet. Skolen må selv ta initiativ til dette, og gi ny og relevant informasjon når det er aktuelt. Hvordan skolen for eksempel jobber for at elevene ikke skal oppleve et dårlig skolemiljø som følge av pandemien, vil være viktig og relevant informasjon for elevrådet og foreldrene.

Vi avdekket brudd på regelverket ved tre av de fire skolene. En av de tre fikk kun brudd på plikten til å informere elevrådet om alt som er viktig for skolemiljøet, mens de to andre skolene fikk brudd på alle områdene vi undersøkte i tilsynet.

I tillegg til tilsynene med skolemiljø som var korona- relatert, har vi ført ett tilsyn med aktivitetsplikten i opplæringsloven Kap. 9A om skolemiljø. I dette tilsynet ble det til sammen avdekket 8 brudd på regelverket. Dette var det eneste stedlige tilsynet som ble gjennomført i 2020.

Vi kontrollerte plikten til å følge med, gripe inn, varsle og undersøke ved mistanke om eller kjennskap til at en elev ikke har et trygt og godt skolemiljø og plikten til å sette inn, gjennomføre, evaluere og tilpasse tiltak. Tilsynet omhandlet også plikten til å straks varsle, undersøke og sette inn tiltak dersom en som jobber på skolen krenker en eller flere elever.

I dette tilsynet avdekket vi brudd på regelverket spredt over nesten hele aktivitetsplikten, fordi rektor ikke hadde sikret at alle som jobber på skolen fikk den samme informasjonen om aktivitetsplikten. Dermed hadde ikke alle den samme kunnskapen om hvilken plikt de alle har til å følge med, gripe inn og varsle. Skolen satte inn tiltak for elevene som ikke hadde det trygt og godt, men hadde ikke dokumentert godt nok hvilke hensyn som var tatt når det gjaldt barnets beste. Vi avdekket også at rektor ikke fulgte godt nok opp at tiltakene ble gjennomført slik de skulle.

Vi ser at funnene i dette tilsynet i stor grad er sammenfallende med de funnene vi har gjort i andre tilsyn med aktivitetsplikten de siste årene.

Dette betyr at det til sammen er ført fem tilsyn med skolenes arbeid med skolemiljø i 2020. Det ble til sammen avdekket 22 brudd på regelverket i disse tilsynene.

Det ble gjennomført 12 tilsyn med styrets ansvar i 2020. Tilsynene har bestått av fem undertemaer og det er avdekket brudd på regelverket i alle undertemaene. Til sammen er det avdekket 117 brudd på regelverket i disse 12 tilsynene.

Budsjett, regnskap og informasjon til revisor

Tilsynene undersøkte om styret vedtar budsjett og regnskap for skolen og informerer revisor slik regelverket krever. Det er avdekket at styret ikke alltid gjør revisor kjent med friskoleloven, forskrifter, skolens godkjenning og det årlige tilskuddsbrevet. I ett av tilsynene ble det også avdekket at styret heller ikke hadde vedtatt skolens regnskap.

Daglig leder

Skolens styre skal ansette daglig leder ved skolen. I tre tilsyn avdekket vi at det ikke var skolens styre som hadde ansatt daglig leder.

Inntak

Tilsynene har undersøkt om styret sørger for at skolene er åpne for alle som fyller vilkårene for inntak i offentlige skoler. Fire av tilsynene avdekket at skolene har satt egne krav eller vilkår for å kunne søke om eller få skoleplass. Vi har også avdekket at styret ved tre skoler ikke hadde fastsatt begrensninger for inntak i forkant av inntaksprosessen. Tre skoler hadde heller ikke gjort begrensinger i inntaket tilgjengelig for mulige søkere.

Videre har vi avdekket at inntaksreglementene må være bedre tilgjengelig for alle mulige søkere før de søker om inntak. Søknadsfristene er heller ikke alltid like for alle potensielle søkere. Det er også avdekket at det ikke alltid er tydelig hvilken søknadsfrist som gjelder. Noen reglementer har ikke informasjon om hvilket tidsrom man kan søke om skoleplass etter søknadsfristen, og det fremgår heller ikke alltid av reglementene om skolen fortsetter inntak etter fristen.

Tilsynet har videre undersøkt om styret sørger for at inntaksreglementet viser hvordan søkere blir prioritert ved oversøking. I åtte av tilsynene ble det avdekket at inntaksreglementene ikke viser hvordan skolene prioriterer mellom flere søkere som stiller likt. Fem tilsyn avdekket at prioriteringskriteriene ikke var klare, saklige og objektive. I to tilsyn ble det avdekket at inntaksreglementet ikke inneholdt prioriteringskriterier ved oversøking, og at prioriteringskriteriene bare gjelder ved oversøking.

Styret skal sørge for at avgjørelser om inntak og avslag på inntak er i samsvar med forvaltningsloven. Ved åtte skoler avdekket vi at vedtakene ikke inneholdt informasjon om retten til å se sakens dokumenter. Fem tilsyn avdekket at avslag på søknad om inntak ikke inneholdt henvisning til hjemmel for enkeltvedtak og hvilke faktiske forhold som ble lagt til grunn i vedtaket. Vi fant også at noen avslag på søknad om inntak ikke hadde informasjon om klagerett, klagefrist, klageinstans og at klagen skal sendes til skolen. Tilsynene avdekket også brudd på regelverket om at vedtak om inntak skal være skriftlig, at vedtakene ikke skal inneholde begrensinger i klageretten, og at avslag på søknad om inntak skal inneholde en henvisning til inntaksreglementet.

Styret skal også sørge for at avgjørelser om inntak er i samsvar med skolens inntaksreglement og friskolelovens regler. I fem tilsyn ble det avdekket at skolene ba om opplysninger som ikke er relevante for å vurdere om søkerne oppfyller inntaksvilkårene og prioriteringsvilkårene. To tilsyn avdekket at det var tatt avgjørelser om inntak og avslag som ikke var i samsvar med skolens eget inntaksreglement.

Vi avdekket kun ett tilfelle hvor styret ikke hadde fastsatt skolens inntaksreglement slik de er pålagt å gjøre etter friskoleloven.

Styrets sammensetning og møte- og uttalerett

I denne delen har vi undersøkt om styret er oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen blir drevet etter, og om styret sørger for at alle representantene som etter regelverket har møte- og uttalerett, gis møte- og uttalerett til styremøtene. I alle tolv tilsynene ble det avdekket at styret ikke sender referat fra styremøtet til alle representanter med møte- og uttalerett. I ni av tilsynene ble det avdekket at styret ikke sender ut innkallinger og sakspapirer til alle representanter med møte- og uttalerett i god tid før styremøtet. I flesteparten av tilsynene så vi at styret ikke hadde kalt inn alle representanter med møte- og uttalerett til styremøtene. Det varierte fra tilsyn til tilsyn hvilke representanter som ikke får innkalling til styremøtene.

Tilsynene har avdekket at styrene i all hovedsak er oppnevnt i samsvar med regelverket. Det er imidlertid avdekket ett tilfelle der styret ikke var oppnevnt i samsvar med vedtektene og at informasjon i Brønnøysundregistret ikke stemte overens med det valgte styret. I to tilsyn ble det avdekket at styret ikke var oppnevnt i samsvar med den organisasjonsformen skolen ble drevet etter.

Tilstandsrapport

Tilsynet har undersøkt om styret sørger for at skolene utarbeider en årlig tilstandsrapport, og at styret drøfter tilstandsrapporten. I ni tilsyn avdekket vi at skolene ikke hadde utarbeidet en årlig tilstandsrapport om læringsresultater, frafall og læringsmiljø og i seks tilsyn fant vi at tilsynsrapportene ikke var drøftet av styret.

I foreløpig rapport ble det avdekket flere brudd på temaene spesialkompetanse og styrets sammensetning og møte- og uttalerett. Skolen har underveis i tilsynet rettet flere av disse bruddene.

Tilsynet har undersøkt om styret sørger for at alle representantene i § 5-1 andre ledd er gitt møte og uttalerett til styremøtene. Styret kaller ikke inn representanter fra vertskommunen, elevrådet, undervisningspersonalet eller andre ansatte ved skolen til alle styremøtene. Styret sender ikke innkalling og sakspapir til representantene med møte- og uttalerett i god tid før styremøtet, og styret sender ikke referat fra styremøtene til alle representantene med møte- og uttalerett.

Tilsynet undersøkte også om styret sørger for at skolen oppfyller kravene til spesialkompetanse relatert til den pedagogiske retningen skolen er godkjent for. Færre enn halvparten av skolens undervisningspersonale hadde ikke spesialkompetanse innenfor montessoripedagogikk slik friskoleloven krever. Skolen sikrer ikke elevene en opplæring i tråd med den alternative pedagogikken, uten at skolen har tilstrekkelig undervisningspersonale med spesialkompetanse.

Elevundersøkelsen er en viktig landsdekkende undersøkelse. Den gir elevene en mulighet til å si sin mening om læring og trivsel på skolen, og er en viktig kilde til informasjon. Svarene brukes av skolen, kommunen og staten for å gjøre skolen bedre. Elevundersøkelsen er obligatorisk for 7. trinn, 10. trinn og Vg1. Skolene skal gjennomføre undersøkelsen på høsten hvert år.

Tilsynene har undersøkt om skolene bestiller og formidler brukernavn for elevene som skal gjennomføre elevundersøkelsen. Det er gjennomført 12 tilsyn med gjennomføring av elevundersøkelsen i 2020. I alle tilsynene med gjennomføring av Elevundersøkelsen fant vi at styrene ved skolene ikke sørget for at den obligatoriske Elevundersøkelsen ble gjennomført. Vi fant at skolene ikke bestiller brukernavn til Elevundersøkelsen og gir det til elevene på de obligatoriske trinnene.

Det at skoler ikke tilrettelegger for at elever får gjennomføre Elevundersøkelsen fører til at skolen, kommunen og staten ikke får viktig informasjon om hvordan elevene oppfatter egen læring og trivsel på skolen.