Bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling i private barnehager
Kostnader som ikke gjelder godkjent barnehagedrift
Transaksjoner som ikke gjelder drift etter barnehageloven, er ikke en godkjent kostnad. Disse kan ikke belastyes barnehagen.
Kostnader som gjelder andre barnehager eller annen virksomhet
Barnehager som er unntatt fra forbudet mot annen virksomhet kan drive flere virksomheter i tillegg til barnehagevirksomheten. Typisk annen virksomhet er kursvirksomhet, byggeteknisk konsulentvirksomhet, eiendomsutleie og studentvelferd. Barnehager som er unntatt fra krav om selvstendig rettssubjekt kan også drive flere barnehager i samme selskap. Barnehageloven krever at kostnader som gjelder andre barnehager eller annen type virksomhet, holdes utenfor barnehagens regnskap. Dette betyr blant annet at barnehagen ikke kan kostnadsføre renter til lån for å finansiere annen type virksomhet eller andre barnehager.
I tilfeller hvor flere barnehager drives i samme selskap, fordi de ikke rammes av krav om selvstendig rettssubjekt, er kryssubsidiering forbudt. Dette betyr at én barnehage ikke kan dekke underskuddet til en annen barnehage i samme kjede. Hvis barnehagen har oppfylt kravene i barnehageloven § 23 og fått et positivt årsresultat, kan barnehageeier disponere overskuddet fritt, også til å subsidiere andre barnehager.
Kostnader til å ivareta eierens interesser i barnehagevirksomheten
Eierkostnader knytter seg ikke til drift av barnehager. Barnehagen skal ikke bruke offentlig tilskudd og foreldrebetaling til å dekke denne typen kostnader. Oppkjøpskostnader er et eksempel på kostnader som kan være relatert til eiers interesser. Dette kan være avskrivninger på goodwill og renter på lån benyttet til anskaffelse av goodwill ved oppkjøp av både egen barnehage og andre barnehager.
Kostnader som gjelder privat bruk
Dersom barnehagen har bil, som i praksis kun brukes privat og ikke i driften av barnehagen, er det i strid med barnehageloven hvis barnehagen dekker disse kostnadene. Dersom bilen er en del av lønnsbetingelsene til en ansatt, kan den belastes barnehagens regnskap. Dette må kunne dokumenteres.