Notekrav i årsregnskap for privatskoler

Bakgrunn for regelverkstolkning

Alle skoler godkjent etter privatskoleloven plikter å sende inn årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning til Utdanningsdirektoratet innen 1. juni året etter regnskapsåret, jf. økonomiforskriften §8-1 og forskrift til privatskoleloven kap. 6A §8-1.

Utdanningsdirektoratet gjennomfører årlig en gjennomgang av alle privatskolers årsregnskap. De årlige gjennomgangene av årsregnskapet/for regnskapsåret viser at flere av privatskolene fortsatt ikke tilfredsstiller de formelle kravene til notene i årsregnskapet, jf. økonomiforskriften § 8-2 og forskrift til privatskoleloven kap. 6A §8-2.

Målet med dette informasjonsskrivet er å gjøre skolene bedre kjent med regelverket og sikre at de etterlever det.

Eksemplene som legges frem i dette informasjonsskrivet må sees på som forslag til noter til årsregnskapet som kan tilfredsstille kravene i økonomiforskriften § 8-2 og forskrift til privatskoleloven kap. 6A §8-2. Hver skole må vurdere om det er behov for mer informasjon for å opplyse notene tilstrekkelig.

Notekrav til årsregnskapet: offentlige finansieringskilder

Alle privatskoler plikter å spesifisere alle offentlige finansieringskilder i note til årsregnskapet. Dette må være spesifisert med både bidragsyter og formål, jf. økonomiforskriften § 8-2 bokstav a og forskrift til privatskoleloven kap. 6A §8-2 bokstav a.

Dette notekravet er forespurt i økonomiforskriften for å gi Utdanningsdirektoratet en overordnet oversikt over finansieringssituasjonen til den enkelte privatskole. Mangler eller uklarheter i denne noten vanskeliggjør en fullgod kontroll av skolens finansieringskilder.

Eksempel

Notekrav til årsregnskapet: skolepenger

Skolene skal gi særskilte opplysninger om skolepengesatsene, jf. økonomiforskriften §8-2 bokstav b og forskrift til privatskoleloven kap. 6A §8-2 bokstav b. Dette medfører at skolen plikter å oppgi alle skolepengesatser som styret har vedtatt og som fortsatt er gjeldende.

Hvis skolen ikke har skolepenger skal det oppgis at skolepengesatsen er kr 0.

Oppfyllelsen av dette kravet er viktig for at Utdanningsdirektoratet skal få en bedre oversikt over skolens inntektskilder, og det gir oss en mulighet til å kontrollere satsen opp mot gjeldende makssatser for skolepengene. Det må komme frem hvor mye den enkelte betaler i løpet av året.

Eksempel 1

Note X – Skolepenger
Skolepengesatsen var på kr x per måned i 2021. Det innbetales skolepenger for x måneder.

Skolen opererer med søskenmoderasjon. Totale skolepenger for familier med 2, 3 eller 4 barn på skolen betaler hhv. x, x og x kr per måned.

Eksempel 2

Note X – Skolepenger
Skolepengesatsen var på kr 0 per måned i 2021.

Notekrav til årsregnskapet: disponering av overskudd

Dersom årsregnskapet viser overskudd, kan styret vedta å overføre inntil 25 % av totalt inntektsgrunnlag til skolens egenkapital, jf. økonomiforskriften § 6-3 og forskrift til privatskoleloven kap. 6A §6-5.

Skolen skal i noter til årsregnskapet gi opplysninger om disponering av overskudd, jf. økonomiforskriften §8-2 bokstav c og forskrift til privatskoleloven kap. 6A §8-2 bokstav c. Skolen skal vise hvor mye de har disponert i forhold til totalt inntektsgrunnlag, og dette skal komme frem både i kronebeløp og i prosent av inntektsgrunnlaget.

Eksempel 1

Eksempel 2

Note X – Disponering av overskudd

Skolens totale inntektsgrunnlag var kr x. Årsregnskapet viser et overskudd på kr x, dette utgjør x % av skolens inntektsgrunnlag. Årets overskudd disponeres i sin helhet til skolens egenkapital.

Notekrav til årsregnskapet: handel med eierne til skolen eller deres nærstående

Skolen skal gi særskilte opplysninger om handel med eierne til skolen eller deres nærstående, jf. økonomiforskriften § 8-2 bokstav d og forskrift til privatskoleloven kap. 6A §8-2 bokstav d. Spesifiseringen skal vise hvem skolen handler med, hvilken vare eller tjeneste som er kjøpt og totalbeløpet for de ulike varene og tjenestene. Skoler som ikke har hatt handel med eiere eller nærstående, skal spesifisere dette.

Vi viser til KDs retningslinjer for privatkolenes handel og vurdering av markedspris, der definisjonen av nærstående blir presisert; «med nærstående mener vi fysiske og juridiske personer som har et tilknytningsforhold til skolen». Dette gjelder uavhengig av skolens organisasjonsform.

Eksempel 1

Eksempel 2 

Note X – Handel med nærstående
Skolen har ikke hatt handel med nærstående i 2021.

Notekrav til årsregnskapet: fordeling av felleskostnader

Skoler som driver tilleggsvirksomhet skal vise hvordan felleskostnadene er fordelt på avdelingene, jf. økonomiforskriften §8-2 bokstav e og forskrift til privatskoleloven kap. 6A §8-2 bokstav e. Slik annen virksomhet defineres i økonomiforskrift til privatskoleloven § 2-2 og § 7-1 og forskrift til privatskoleloven kap. 6A §2-4 og §7-1. I tillegg vil annen tilleggsvirksomhet som er godkjent av Utdanningsdirektoratet, jf. økonomiforskriften § 2-2 og forskrift til privatskoleloven kap. 6A §2-4, falle inn under dette kravet.

Alle skoler som har slik annen godkjent virksomhet skal også sende inn avdelingsregnskap for samtlige tilleggsvirksomheter sammen med øvrig årsregnskapsdokumentasjon 1. juni året etter regnskapsåret, jf. økonomiforskriften § 8-1 tredje ledd og forskrift til privatskoleloven kap. 6A §8-1 tredje ledd.

Det forventes at alle relevante kostnader fordeles slik at regnskapet gir et realistisk bilde av de faktiske kostnadene til tilleggsvirksomheten. Fordelingsnøklene må også være etterprøvbare.Utdanningsdirektoratet forutsetter at den enkelte skole, ut fra lokale forhold og innretning av en eventuell tilleggsvirksomhet, gjør selvstendige og fornuftige vurderinger knyttet til fordelinger av felleskostnader. Det innebærer at skolen må gjøre en reell vurdering og eventuell justering av hver enkelt utgiftspost. Det er ikke tilstrekkelig å bare tilordne merkostnader.

Eksempel 1

Note X – Fordeling av felleskostnader

Arealbaserte felleskostnader slik som husleie, strøm og renhold er fordelt etter brukstid og areal på følgende måte:

Regnskap og revisjon
Avdeling x sin andel av totalomsetning utgjør x %.

Øvrige kostnader
Felleskostnader mellom skolen og avdeling x av øvrig karakter, slik som telefon, kontormaterialer og lignende, har blitt fordelt med en fordelingsnøkkel på x % basert på estimert bruk av ressursene.

Eksempel 2 

Note X – Fordeling av felleskostnader