Spørsmål om kommuners informasjonsplikt

Utdanningsdirektoratet viser til e-post av 15. februar 2012 med spørsmål om kommuner sin plikt til å svare på spørsmål fra Private Barnehagers Landsforbund (PBL) knyttet til konklusjonene i forbundets analyserapporter. Spørsmålene fra PBL gjelder kommunens grunnlag for vedtak om tilskudd til barnehager for 2011.

Utdanningsdirektoratet presiserer at det må skilles mellom plikter kommunen har i forbindelse med behandling av saker som gjelder enkeltvedtak med eventuell etterfølgende klagebehandling, og kommunens generelle plikt til å gi veiledning og informasjon til personer og private organisasjoner innenfor kommunens saksområde. Fylkesmannen i Hedmark opplyser at vedtaket om tilskudd til en ikke-kommunal barnehage ble påklaget av PBL, og at klagebehandlingen nå er avsluttet hos Fylkesmannen. Vi går derfor ikke nærmere inn på kommunens plikter overfor parter i saker der kommunen eller klageinstansen treffer enkeltvedtak, men viser til forvaltningsloven § 17 om utrednings- og informasjonsplikt, § 18 om partsinnsyn, § 25 om kravene til begrunnelse og § 33 om saksforberedelse i klagesaken.

Når det gjelder kommuners plikt til å svare på spørsmål fra og gi opplysninger til privatpersoner eller private organisasjoner i saker som ikke gjelder enkeltvedtak, er to aktuelle grunnlag offentlighetslovens innsynsregler og den alminnelige veiledningsplikten i forvaltningsloven § 11 og barnehageloven § 8 første ledd andre punktum.

Innsyn etter offentlighetsloven

Offentlighetsloven § 3 er hovedregelen om innsyn i dokumenter i den offentlige forvaltningen, og er hjemmel for å få innsyn i «saksdokument, journalar og liknande register». Innsynsretten er for alle og gjelder såfremt det ikke foreligger hjemmel i lov for ikke å gi innsyn.

Innsynsretten er begrenset til dokumenter, journaler og registre som forvaltningen har mottatt, eller som er sendt ut eller ferdigstilt av forvaltningen, jf. offentlighetsloven § 4. I tillegg gir offentlighetsloven § 9 rett til innsyn i en sammenstilling av opplysninger som er elektronisk lagret i databasene til organet, forutsatt at sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter. Offentlighetslovens innsynsregler gir ikke hjemmel til å kreve svar på spørsmål fra et forvaltningsorgan når svaret forutsetter en vurdering fra organets side, og svaret ikke finnes i et allerede utarbeidet dokument eller i elektronisk lagrede opplysninger etter § 9.

Den alminnelige veiledningsplikten

Kommunen har en alminnelig veiledningsplikt innenfor sitt saksområde, jf. forvaltningsloven § 11. Denne plikten gjelder uavhengig av om sak pågår, jf. § 11 tredje ledd. Omfanget av veiledningen må vurderes opp mot med den privates behov for å ivareta sine interesser og forvaltningsorganets kapasitet. Kommunens veiledningsplikt som barnehagemyndighet følger også av barnehageloven § 8 første ledd andre punktum. Utdanningsdirektoratet kan ikke ta stilling til om kommunen plikter å svare på de enkelte spørsmålene fra PBL. Kommunen må i hvert enkelt tilfelle vurdere hvor langt den alminnelige veiledningsplikten går, og om spørsmålene kommunen mottar er noe den private kan forvente å få svar på for å kunne ivareta sine rettigheter og plikter.

Vår referanse: 2012/947