Varsling til elever/foreldre på e-post eller læringsplattformer

Forvaltningsloven og forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskriften) er endret¹. Det får noen konsekvenser for hvilke krav som stilles ved bruk av elektronisk kommunikasjon når det sendes skriftlig varsel etter forskrift til opplæringsloven § 3-7.

Krav til varsling

Skolen skal varsle elevene og foreldrene om eleven står i fare for å ikke få halvårsvurdering med karakter eller standpunktkarakter i fag eller nedsatt karakter i orden eller atferd.

Kravet om varsling i disse sakene er begrunnet i at dette er en situasjon som det er svært viktig for eleven og foreldrene å motta informasjon om. Videre er varsling viktig for at eleven og foreldrene skal kunne ivareta sine interesser og gjøre noe med situasjonen som har oppstått.

Varslet skal være skriftlig

Varslet skal være skriftlig. Dette skal sikre at innholdet i varselet blir tydelig og forståelig, og det gir mulighet til etterprøvbarhet dersom det senere skulle oppstå uenighet om varselet og innhold i dette. Kravet til skriftlighet innebærer normalt at varsel må gis som brev. Opplæringsloven med forskrifter sier ikke noe nærmere om kravet til varsling. Her vil forvaltningslovens bestemmelser supplere § 3-7.

Fastsettelse av sluttvurdering (standpunktkarakter) og en avgjørelse om at det ikke kan settes standpunktkarakter, er enkeltvedtak etter forvaltningsloven § 2. Det er naturlig at de samme kravene til varsling etter forvaltningsloven også vil gjelde for varsel om halvårsvurdering etter § 3-7.

Bruk av elektronisk kommunikasjon

Et forvaltningsorgan kan benytte elektronisk kommunikasjon når det henvender seg til andre. Dette følger av forvaltningsloven § 15a. Bruk av elektronisk kommunikasjon ved forhåndsvarsel om enkeltvedtak reguleres nærmere i eForvaltningsforskriften § 8 andre til femte ledd.

Innholdet i enkeltvedtaket skal gjøres tilgjengelig i egnet informasjonssystem. Krav til at varsling, forebygging av risiko for uberettiget innsyn, tidspunktet for når parten skaffer seg tilgang til vedtaket og mekanismer for autentisering ivaretas i løsningen, er elementer når det skal vurderes hva som er et egnet informasjonssystem, se forskriften § 8 fjerde og femte ledd, og forarbeidene til endringene i eForvaltningsforskriften².

I visse tilfeller åpner også forskriften for bruk av e-post. Bruk av e-post til slik formidling skal kun skje dersom partene ber om det, det ikke er hensiktsmessig å kommunisere digitalt med parten via egnet informasjonssystem, det er forsvarlig og annet regelverk ikke er til hinder for det. Ansvaret for å vurdere om det er forsvarlig å benytte ordinær e-post som kanal for formidling av vedtaket ligger i det enkelte tilfellet til forvaltningsorganet som avsender.

Bruk av e-post og læringsplattformer ved varsling etter forskrift til opplæringsloven § 3-7

Varsel etter forskrift til opplæringsloven § 3-7 inneholder ofte sensitive og taushetsbelagte personopplysninger om eleven. Skolen har derfor et ansvar for at et varselet er tilstrekkelig sikret mot uberettiget innsyn. Dersom et vedtak skal sendes til en elektronisk adresse er det videre et krav om at dette er forsvarlig. Se eForvaltningsforskriften § 8 fjerde ledd og andre ledd andre punktum.

Etter Utdanningsdirektoratets oppfatning bør man være varsom med å sende varsel etter opplæringsloven per e-post. Dette fordi et varsel etter § 3-7 som oftest vil inneholde sensitive personopplysninger eller taushetsbelagte opplysninger, noe som gjør at en e-post ikke vil være egnet formidlingskanal både med hensyn til sikring av uberettiget innsyn og kravet til forsvarlighet. Dersom skolen ikke har et egnet informasjonssystem hvor det kan gjøre vedtaket tilgjengelig, bør derfor vedtaket som hovedregel sendes per brev.

Når det gjelder digitale læringsplattformer, er det et krav om at disse oppfyller kravene til «egnet informasjonssystem» etter eForvaltningsforskriften § 8 andre til femte ledd. Dette innebærer blant annet at de må være sikret mot uberettiget innsyn, samt oppfylle kravene til registrering, autentisering og ekstra varsling. 

¹ Forvaltningsloven endret ved lov av 14. juni 2013 nr. 42. Eforvaltningsforskriften endret ved forskrift av 7. februar 2014 nr. 102.
² PRE-2014-02-07-102