Veileder om innrapportering av barnehagens regnskap i Basil

A. Opplysninger om barnehagen

Navn, organisasjonsnummer og adresseopplysninger er hentet fra Enhetsregisteret. Organisasjonsnummeret som vises i Basil er det som er tilknyttet underenheten i Enhetsregisteret. Dersom det er barnehager som mangler i løsningen eller er registrert i feil kommune/bydel, må dette meldes til Utdanningsdirektoratet på e-post basil@udir.no.

Barnehageloven § 7 a pålegger alle barnehager å være registrert i Enhetsregisteret. Det betyr at hver barnehage må ha et eget organisasjonsnummer. Barnehager (avdelinger) som er fysisk plassert på ulike adresser, må være registrert med separate organisasjonsnumre. Kommunens godkjenning av barnehagen etter barnehageloven §§ 14 og 15 danner grunnlag for hva som er en barnehage.

B. Antall barn i barnehagen

Antall barn i barnehagen er avgjørende for om barnehagen er underlagt kravet om eget rettssubjekt etter barnehageloven § 7. Barnehagen må legge det høyeste antallet barn i løpet av regnskapsåret til grunn. 

I denne posten skal det rapporteres det høyeste antall faktiske barn som har vært i barnehagen dette året. Det skal ikke justeres for små og store barn, og det skal heller ikke justeres for barn som har deltidsplasser. 

Hvis det for eksempel var 30 barn i juni, og 29 barn resten av året så er det 30 barn som skal rapporteres her. Dersom barnehagen har 8 barn med deltidsplass skal hvert av disse barna telle som ett barn.

C. Barnehagens eier

Med «eier» menes i denne sammenhengen hvem som eier barnehagen:
- kommune: barnehager som er kommunale, dvs. finansiert over kommunens budsjett, og barnehager som er eid av en kommune i form av eierandeler
- fylkeskommune: barnehager som er del av eller eid av en fylkeskommune i form av eierandeler
- stat: barnehager som er eid av staten eller statlige virksomheter
- privat: barnehager som er eid av private rettssubjekter

D. Barnehagens organisasjonsform

Opplysningene om organisasjonsform er hentet fra Nasjonalt barnehageregister (NBR). Hvis opplysningene ikke er korrekte, må barnehagens eier kontakte Enhetsregisteret i Brønnøysund ved bruk av Samordnet registermelding.

Nærmere beskrivelse av eieren av barnehagen:

Her gis det opplysninger om private eieres organisasjonsform.
Kryss kun av i én rute. 

E. Inngår barnehagen i en skattefri organisasjon?

Skatteloven § 2-32 begrenser skatteplikten for institusjoner eller organisasjoner som ikke har erverv til formål. Dersom barnehagen er omfattet av skatteloven § 2-32, skal det krysses av for «ja».

F. Barnehagetype

Barnehagetype hentes fra NBR. Fra og med 2023 er det kun anledning til å registrere én barnehagetype på ett organisasjonsnummer.

G. Er barnehagen organisert som et selvstendig rettssubjekt?

Barnehager som er organisert som egne rettssubjekt, har rettslig handleevne og definerte eierrettigheter. Dette betyr at barnehagen har juridisk bindende rettigheter og plikter, og kan foreta rettsstiftende handlinger som for eksempel å inngå avtaler.

H. Hvilket prinsipp for regnskap er benyttet?

Her skal barnehagen krysse av for om det brukes god regnskapsskikk for små foretak, god regnskapsskikk for øvrige foretak, god regnskapsskikk for ideelle organisasjoner, internasjonale regnskapsprinsipper eller forenklet IFRS.

I. Benytter barnehagen avvikende regnskapsår?

Hovedregelen er at regnskapsåret følger kalenderåret (1.1.-31.12). Avvikende regnskapsår vil si at regnskapet ikke følger kalenderåret. Avvikende regnskapsår kan benyttes dersom dette på grunn av sesongmessig virksomhet øker årsregnskapets informasjonsverdi.

J. Har barnehagen vært i drift hele året?

Barnehager som ikke har vært i drift hele regnskapsåret skal svare nei. Barnehager som har vært i drift hele regnskapsåret skal svare ja.

K. Driver barnehagen tilleggsvirksomhet?

Barnehager som er underlagt kravet til selvstendig rettssubjekt skal føre tilleggsvirksomhet på egen avdeling, jf. økonomiforskriften § 4 annet ledd. Barnehagen skal rapportere slik tilleggsvirksomhet på konto 3600 Leieinntekt fast eiendom, konto 3905 Inntekt tilleggsvirksomhet og konto 7796 Tilleggsvirksomhet. 

I henhold til Barnehageloven § 23 a er det i utgangspunktet ikke tillatt for barnehageeier å eie eller drive annen virksomhet i samme rettssubjekt som driver godkjent barnehage. Ikke alle barnehager omfattes av forbudet, og det er enkelte unntak. Du kan lese mer om dette i vår veileder om bruk av offentlig tilskudd og foreldrebetaling.

L. Leier barnehagen lokalene barnehagen drives i?

Dersom barnehagen betaler husleie, anses barnehagen å leie lokalene ref. konto 6300 Leie barnehagelokaler i del 3. Da skal barnehagen svare Ja og fylle ut hvem de leier av, type leieavtale og kvadratmeter. Dersom barnehagen eier lokalene skal det hukes av på Nei.

I noen sjeldne tilfeller kan det være at barnehagen både eier og leier lokaler. I disse tilfellene skal barnehagen hake av for at de leier lokaler. På spørsmålet om antall kvadratmeter er det viktig det kun oppgis kvadratmeter barnehagen leier og ikke all bygningsmasse. I tillegg skal det oppgis i merknadsfeltet i del 14 at barnehagen både eier og leier barnehagelokaler.

Leier du av:

Dersom barnehagen leier lokalene skal det oppgis hvem som er utleier. Hvis utleier er en norsk virksomhet, skal organisasjonsnummeret til virksomheten oppgis. Leieforhold med nærstående parter oppgis i del 11 «Transaksjoner med nærstående».

Er leieavtalen av typen barehouse, triple net eller lignende?

Barehouse, triple net eller lignende leieavtale innebærer at plikten til utvendig vedlikehold og utskiftninger, risiko knyttet til eiendomsskatt og ansvar for forsikringsbetalinger i avtalen overføres fra utleier til leietaker. Dette betyr at leietakeren tar på seg ansvaret for disse kostnadene i tillegg til den grunnleggende leien. Leietakeren må betale for både bruk av eiendommen og de fleste driftsrelaterte kostnader knyttet til eiendommen.

Oppgi leieperiode fastsatt i leieavtalen

Oppgi dato fra og til. Til-dato er ikke obligatorisk.

Oppgi det totale antall kvadratmeter som leies til barnehageformål

Her skal barnehagens bruttoareal (BTA) oppgis. Bruttoarealet er antall kvadratmeter på bygningsmassen medregnet yttervegger, som barnehagen leier for å drive barnehagevirksomhet. Dette kan avvike fra godkjent leke- og oppholdsareal som barnehage oppgir i årsmeldingsskjemaet.

M. Inngår barnehagen i et konsern eller en kjede?

Konserndefinisjonen i aksjeloven § 1-3 skal legges til grunn. Et morselskap utgjør sammen med et eller flere datterselskaper et konsern. Et aksjeselskap er et morselskap hvis det på grunn av avtale eller som eier av aksjer eller selskapsandeler har bestemmende innflytelse over et annet selskap.

Barnehagen vil inngå i en kjede dersom den markedsføres under samme navn og logo som andre barnehager.

Oppgi organisasjonsnummer til øverste selskapet i konsernet/kjeden (konsernspiss)

Hvis barnehagen inngår i et konsern/kjede, skal en oppgi organisasjonsnummeret til den norske konsernspissen. Med "norsk" menes selskap som er skattepliktig til Norge. Med "konsernspiss" menes øverste/første morselskap i en uavbrutt rekke som direkte eller indirekte representerer flertallet av stemmene i de underliggende selskap. Se definisjonen i aksjeloven § 1-3 for aksjeselskap.

O. Har barnehagen i løpet av rapporteringsåret gjennomført nedleggelse, eierskifte eller andre organisatoriske endringer?

Barnehagen skal krysse av for «ja» dersom barnehagen har blitt nedlagt eller fått nye eiere. Barnehagen skal også melde fra om «andre organisatoriske endringer». Her kan du lese mer om hvilke endringer som er å regne som «andre organisatoriske endringer».