Hva kjennetegner en god tilstandsrapport?

Erfaring gir bedre bruk av resultatene fra tilstandsrapporten

Siden kravet om årlig tilstandsrapport ble innført i 2009, har stadig flere skoleeiere utarbeidet og behandlet tilstandsrapporten. Undersøkelsen viser at flere skoleeiere har etablert skriftlige rutiner for arbeidet med tilstandsrapporten, sammenlignet med forrige undersøkelse i 2011. Et sentralt funn i evalueringsrapporten er at skoleeiere som har utformet tilstandsrapporten flere ganger, i større grad benytter resultatene fra rapporten, for eksempel i styringsdialogen med skoleledere. I tillegg er skoleeiere som har utformet tilstandsrapport flere ganger i større grad positive til nytten av tilstandsrapporten som et bidrag i kvalitetsutviklingsarbeidet for skoleeier.

Tilstandsrapporten gjør skoleeier bevisst på ansvaret for skolene

Undersøkelsen viser at skoleeierne har stor tro på at tilstandsrapporten bidrar til at politisk og administrativt nivå blir mer bevisste på skoleutvikling. Undersøkelsen viser at det er stor stabilitet i skoleeiers oppfatninger om formålet med tilstandsrapporten, eller i skoleeiers faktiske bruk av tilstandsrapporten. I likhet med undersøkelsen i 2011, svarer skoleeierne at de benytter tilstandsrapporten til å vurdere - og følge opp de nasjonale målområdene; læringsresultater, læringsmiljø og gjennomføring. I tillegg benyttes tilstandsrapporten til som et grunnlag for kvalitetsutvikling.

Færre mener at tilstandrapporten er et godt verktøy for dialog med skoleleder

Til tross for stor stabilitet sammenlignet med undersøkelsen i 2011 har det har vært en nedgang i andelen skoleeiere som mener at tilstandrapporten er et godt verktøy for dialog med skoleleder. Det har også vært en liten nedgang fra forrige måling i andelen som mener at tilstandsrapporten er et godt supplement til Nasjonalt kvalitetsvurderingssystem (NKVS). Det er uklart hva denne nedgangen skyldes, men Rambøll antyder at det kan ha sammenheng med at tilstandsrapportene i liten grad forsyner skoleledere med nye resultater, og at det har vært en bevisstgjøring om at tilstandsrapportene først og fremst er et verktøy for dialog mellom administrativ og politisk ledelse på skoleeiernivå.

Ulikheter i bruken av tilstandsrapporten i store og små kommuner

Analyse av et utvalg tilstandsrapporter viser stor variasjon i forhold til hvor langt skoleeiere har kommet i arbeidet med å lage tilstandsrapporter som utformet slik at de legger til rette for kvalitetsutvikling. Det er mange som ikke har formulert lokale målsetninger, og i den grad de har definert lokale mål, er disse målene vage og upresise. I tillegg er det funn som tyder på bruken av tilstandsrapportene varierer med kommunens størrelse, blant annet ved at store kommuner, i større grad enn små og mellomstore, ser tilstandsrapporten i sammenheng med sitt øvrige system for kvalitetsutvikling.

Involvering av lokale aktører gir økt kompetanse og kapasitet

Økt involvering av lokale aktører fremheves som noe som kan bidra til å styrke og befeste tilstandsrapporteringen lokalt. Økt involvering kan dreie seg om å involvere flere fra samme nivå (ofte administrativt nivå), eller å få til økt engasjement på tvers av nivåene. Involveringen vurderes som viktig fordi det bidrar til større og bredere forankring, mer kompetanse og flere ressurser i tilstandsrapporteringsarbeidet. Et eksempel på dette er at små kommuner i større grad enn store kommuner har involvert skoleledere for sikre tilgang på nødvendige ressurser og kompetanse i arbeidet med tilstandsrapporten.

Kjennetegn ved en god tilstandsrapport

Basert på funn i evalueringen så langt hevder Rambøll at en god årlig tilstandsrapport kjennetegnes ved at den:

• er forankret blant lokale aktører, først og fremst blant kommunens politikere og administrasjon samt hos skoleledelsen
• analyserer skolenes resultater i lys av lokale forhold og forutsetninger
• gir gode og utfyllende vurderinger av skolenes resultater
• fremstiller data og informasjon på en lettfattelig og forståelig måte
• formulerer mål og tiltak som er fundert i lokale forhold og forutsetninger
• kan argumentere for hva som er relevante tiltak
• konkretiserer og prioriterer tiltak