Språk i barnehagen – mye mer enn bare prat

I forbindelse med dokumentasjon og vurdering i barnehagen er det særlig viktig å være oppmerksom på følgende etter personopplysningsloven og forvaltningsloven:

Personopplysninger

En personopplysning er enhver opplysning som, direkte eller indirekte, kan knyttes til et enkeltindivid, jf. personopplysningsloven (pol.) § 2 nr. 1. Opplysninger som gjelder barnets ferdigheter og utvikling vil i tillegg regnes som sensitive personopplysninger, jfr. pol. § 2 nr. 8. Behandling av personopplysninger krever et hjemmelsgrunnlag.

Formål og rettslig grunnlag

Innsamling og behandling av personopplysninger krever et hjemmelsgrunnlag (dvs. et rettslig grunnlag i form av en lovbestemmelse eller samtykke). Observasjoner og kartlegging er grunnlaget for at barnehagen skal kunne gi et godt tilbud til det enkelte barnet, og de er nødvendige for at barnehagen skal kunne oppfylle sitt samfunnsmandat etter barnehageloven §§ 1 og 2.

Innsamling og behandling av personopplysninger i forbindelse med dokumentasjon og vurdering må være saklig begrunnet i barnehagens virksomhet, jfr. pol § 11 første ledd bokstav b. Det saklige, begrunnede formålet angir grensene for hva slags personopplysninger som kan/skal samles inn, og hva de kan/skal brukes til.

Informasjonsplikt og rett til innsyn

En barnehage som samler inn personopplysninger om barn, skal av eget tiltak informere barnets foreldre om hvilke opplysninger som samles inn og hva som er formålet (se personopplysningsloven § 19). Barnets foreldre har rett til innsyn i de personopplysninger som er registrert om sine barn (se personopplysningsloven § 18).

Samtykke

For innhenting og behandling av personopplysninger som barnehagen trenger for å oppfylle rettighetene og pliktene etter barnehageloven, trenger de ikke å innhente samtykke.

Samtykke fra foreldrene må innhentes når opplysningene som er innhentet om barnet skal videreformidles til andre offentlige instanser enn dem som er konkret nevnt i barnehageloven. Samarbeid med barnevernet, sosialtjenesten og den kommunale helse- og omsorgstjenesten er regulert i barnehageloven (se §§ 45 og 46). Samarbeid med andre offentlige instanser, som for eksempel skole og PP-tjenesten er ikke regulert i loven, og samtykke må derfor innhentes før opplysninger om barnet kan deles med de.

Samtykke fra foreldrene må alltid innhentes dersom opplysninger om barnet skal brukes til andre formål enn dem som følger av barnehageloven.

Krav til samtykke

Krav til samtykke er regulert i pol. § 2 nr. 7. Samtykket må være frivillig, uttrykkelig, informert og skriftlig. Dette betyr at samtykket må

• beskrive hva slags personopplysninger som skal samles inn
• beskrive formålet med innsamlingen, og hva personopplysningene skal brukes
• tilsi hvor lenge personopplysningene skal lagres
• gjøre oppmerksom på hvor lenge samtykket gjelder, for eksempel ut barnehageåret
• informere om retten til å se innsamlede personopplysninger om eget barn
• gjøre oppmerksom på at samtykket kan kalles tilbake

Oppbevaring og sikkerhet

Personopplysninger skal være sikret i samsvar med pol. § 13 med forskrifter. Informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene må kunne dokumenteres. Blir opplysningene nedtegnet elektronisk, bør maskinen være plassert i et låst rom. Opplysningene må minst være beskyttet med passord og tidsinnstilt utlogging. Opplysninger på papir må være beskyttet av lås slik at ikke andre enn de som har en berettiget grunn til å se opplysningene, har tilgang til dem.

Sletting

Personopplysninger skal ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for å oppnå formålet, jfr. pol. § 11 første ledd bokstav b.

Taushetsplikt og tilgang til taushetsbelagte opplysninger

Taushetsplikt omfatter både en plikt til å tie om personlige forhold en får kjennskap til som ansatt i barnehagen, og en plikt til å hindre at noen på annen måte får kjennskap eller tilgang til slike opplysninger.

Det er kun lov å gi tilgang til taushetsbelagt informasjon der forvaltningsloven gjør et unntak fra taushetsplikten. Aktuelle unntak er bruk av opplysningene for å oppnå det formålet de er innhentet for, og tilgang for ansatte i den utstrekning som behøves for en hensiktsmessig arbeidsordning, jfr. fvl. § 13b første ledd nr. 2 og 3.