Intervjuteknikk for intervju i tilsyn etter barnehagelova og opplæringslova

Eit tilsyn er ein sosial situasjon. Intervjuet startar i den augneblinken du etablerer intervjusettingen. Enkelte vil seie at det startar enda tidlegare, allereie når den personen som skal intervjuast, får vite at han/ho vil bli intervjua og begynner å førebu seg bevisst eller ubevisst til intervjusituasjonen. Det er viktig å skape riktige forventningar som trekkjer denne personen mot riktig modus. Intervjuet blir avslutta når du konkluderer og avrundar framfor han eller ho som blir intervjua. Deretter held resten av tilsynet fram.

Etablere setting

Det er ingen fasit på korleis den fysiske settingen bør vere. Nokre gonger kan det vere at du får eit eige møterom, andre gonger må du gjere intervjua på kontoret til den intervjua. Fordelane med å disponere eit eige møterom er at du blir tydelegare vert, og du kan etablere ein fysisk setting som du synest er formålstenleg, i staden for at du heile tida må lage ad hocløysingar når du beveger deg rundt. Det er også enklare for deg om den personen som skal intervjuast, finn deg, i staden for at du skal finne dei på ein framand arbeidsplass.

Be derfor aller helst om å få disponere eit eige møterom der du kan sitje uforstyrra. Eit rundt møtebord er best – for å gjere settingen litt mjukare i kanten. Sit på skrå – ikkje rett overfor personen som skal intervjuast for å unngå at det blir for konfronterande. Er de to personar på tilsynet, bør hovudintervjuaren sitje nærmast den intervjua. Sit på skrå mot kvarandre slik at du kan regulere blikkontakt på ein grei måte utan at det blir påtrengjande eller konfronterande.

Eit tilsynsintervju er ein sosial situasjon. Du har føringa. Sjølv om alle som skal intervjuast, har fått informasjon på førehand, bør du etablere settingen klart og tydeleg ved kvart nytt intervju. Dette får den andre inn i rett modus og skaper ein trygg og føreseieleg situasjon.

Her er ei lita sjekkliste for å etablere settingen:

• Tenk over kor mange representantar frå tilsynsmyndigheita som skal vere til stades under intervjuet. Det bør ikkje vere personar i rommet som ikkje har ei tydeleg rolle.
• Presenter deg sjølv. Ha god blikkontakt og eit godt handtrykk når du helsar. Ver vennleg og merksam. Hugs det er du som er vert for intervjuet.
• Få den andre til å presentere seg, oppgåver, ansvar og rolle ved verksemda. Dette er viktig informasjon for deg, men det skaper også tryggleik. Er han eller ho som skal intervjuast tydeleg spent, kan du invitere vedkomande til å snakke litt lenger om seg sjølv og daglegdagse tema.
• Forklar bakgrunnen for tilsynet, formålet med intervjuet, tidsramma, korleis intervjuet skal gå føre seg, og korleis informasjonen frå intervjuet skal brukast.
• Forklar at han eller ho som skal intervjuast er viktig for å få relevant informasjon.
• Opne opp for spørsmål om det er noko han/ho lurer på.
• Vent med å setje i gang intervjuet til felles forståing og aksept er etablert.
• Gi ein klar instruksjon før intervjuet startar: Sei for eksempel: ”I dette intervjuet er det dine beskrivingar, forklaringar og vurderingar vi ønskjer å høyre. Ver så konkret og faktaorientert som mogleg.”

Nokre råd til sjølve intervjuet

Det viktigaste verktøyet i intervjuet er ikkje intervjuguiden, men du sjølv. Intervjuguiden er berre ei støtte. Det er du som er nøkkelen til å få ut mest mogleg relevant og sannferdig informasjon frå den personen som blir intervjua.

Her er nokre fleire tips til sjølve intervjufasen:

• Ver nysgjerrig og ha ei positiv innstilling. Du må ha lyst til å finne ut av ting og gjerne ha ei undrande tilnærming. Ver aktiv når du lyttar.
• Ha ein struktur med ulike tema i intervjuet. Om mogleg - gå først i djupna på eitt tema og avslutt dette før du introduserer neste. Ved overgangen til nytt tema kan det også vere nyttig å sjekke om referenten har spørsmål til temaet før du introduserer det neste.
• Start med noko enkelt og konkret, for eksempel arbeidsoppgåver og verksemda. Få den andre varm i trøya og på glid.
• Etabler ein modus der den andre ven seg til å beskrive og forklare mens du lyttar og stiller spørsmål. Spel den andre aktiv!
• Start med starten viss det er ei kronologisk rekkjefølgje eller hending.
• Start med ufarlege beskrivingar, deretter forklaringar og vent med vurderingar.
• Våg å følgje den andre. Du kan alltids komme tilbake til spørsmåla dine. Ikkje ver redd for å hoppe mellom spørsmåla så lenge den intervjua gir god og vesentleg informasjon.
• Noter aktivt undervegs sjølv om også andre skriv referat. Det skjerpar lyttinga di. Noter ned spørsmål du bør komme tilbake til.
• Våg å vere stille. Bruk tystnad for å få den andre på banen.
• Bruk om mogleg trakta: Først opne spørsmål, deretter lukka og til slutt konkluderande spørsmål.
• Ikkje ver redd for å be om konkretisering viss den intervjua er for generell i sine beskrivingar. Tydeleggjer om nødvendig at påstandane helst må dokumenterast.
• Når du har avdekt eit viktig bevis, så still eit konkluderande spørsmål som du ber den intervjua ta stilling til. Viss han/ho ikkje aksepterer samanfatninga di, inviter til å gi ei alternativ framstilling. Det beste er om de er einige om funna. Det gjer det lettare å få aksept for konklusjonane i rapporten din.

Avslutninga av intervjuet

På slutten av intervjuet må du runde det heile av på ein god måte, slik at den intervjua går derifrå med ei god oppleving. Hugs at du er vert for tilsynet – det er du som har invitert deg inn – og du har også ansvar for ei god avslutning:

• Takk for intervjuet og informasjonen du har fått.
• Spør om det er noko du ikkje har spurt om, som du burde ha spurt om. Spør om det er noko den intervjua vil leggje til som han/ho synest er viktig, eller som kan vere nyttig for deg å kjenne til. Gi den intervjua litt tid til å tenkje seg om før du går vidare.
• Ta opp att korleis informasjonen skal brukast, også korleis informasjonen frå intervjuaren skal presenterast i tilsynsrapporten.
• Førebu den intervjua på kva ein tilsynsrapport er, om dei ikkje kjenner til det frå før.
• Forklar korleis den intervjua vil bli gjort kjend med det som er notert ned, og korleis det vil bli mogleg å verifisere innhaldet.
• Ver interessert og vennleg når du avsluttar.