Metodehåndbok for tilsyn

Vi vil aldri kunne vite nøyaktig hvordan praksisen i en kommune er, men vi må ta stilling til hva vi kan legge til grunn som det mest sannsynlige faktumet for å kunne vurdere om regelverket er oppfylt eller ikke. Hvis alle opplysningene peker mot det samme, vil det ikke være vanskelig å si at noe er sannsynliggjort. En mer krevende situasjon er der hvor opplysningene peker i ulike retninger. Typisk kan det være at dokumenter sier én ting, mens opplysninger fra intervjuer og egenvurderingene sier noe annet. Da må vi legge til grunn det faktumet vi mener er mest sannsynliggjort, det vil si at det er mer enn 50 prosent sannsynlig.

Vi må vurdere faktumet på bakgrunn av de opplysningene vi har. I vurderingen kan det være grunn til å være oppmerksom på følgende:

• Hvordan opplysningen er gitt. Hvis skriftlige opplysninger er bekreftet muntlig, kan vi tillegge dem mer vekt, enn der skriftlige opplysninger ikke er bekreftet i intervju. Se mer om notater fra intervjuer.
• Hvorfor opplysningene ble gitt. En opplysning i et dokument som ikke er utarbeidet for tilsynet, kan ha større vekt enn opplysning i et dokument som er utarbeidet i forbindelse med tilsynet, da opplysningene kan være tilpasset.
• Når opplysningene er fra. Opplysningene som er nært i tid, kan vi vanligvis tillegge mer vekt enn eldre opplysninger.
• Hvem som har gitt opplysningen. Avhengighet og lojalitet kan påvirke hvilke opplysninger som blir gitt.
• Om opplysningene kan være gitt i en bestemt hensikt. Interessekonflikter kan påvirke innholdet i opplysningene i en bestemt retning og ha mindre vekt. Tilsvarende gjelder hvis det er grunn til å tro at opplysningene er koordinert med sikte på tilsynet.
• Om opplysningene blir bekreftet gjennom en annen kilde. Hvis flere kilder peker i samme retning, vil vi kunne tillegge opplysningen større vekt enn om opplysningene kommer kun fra én kilde.

Når vi har konkludert med hvilket faktum som skal legges til grunn, må vi vurdere om faktum er i tråd med regelverket. Vi skal svare på hvert kontrollspørsmål med ja eller nei.

Hvis det er vanskelig å konkludere med hva som er mest sannsynlig, bør vi se på hver kilde og opplysning for seg selv én gang til. Vi må vurdere om vi har utredet saken godt nok, eller om vi må innhente mer informasjon.

Noen ganger kan det være vanskelig å fremskaffe opplysninger fordi enkelte situasjoner forekommer sjelden eller ikke har inntruffet. Når vi undersøker barnehage- eller skoleeiers internkontroll, må vi undersøke om kommunen har iverksatt tiltak for å redusere risikoen hvis situasjonen skulle oppstå. I motsatt tilfelle vil sannsynligheten for regelverksbrudd være så stor at kontrollspørsmålet må besvares med, «nei».