Metodehåndbok for tilsyn

Vi kan innhente mer informasjon ved å gjennomføre et fysisk eller digitalt tilsynsbesøk. Formålet er å opplyse saken tilstrekkelig.

Hvilke spørsmål vi trenger svar på, styrer hvem vi skal snakke med, hva vi skal spørre om, om vi skal be kommunen forberede noe, og hvor mye tid vi trenger for å gjennomføre tilsynsbesøket.

Vi utarbeider ulike arbeidsdokumenter som

• intervjuguider
• en plan for gjennomgang av informasjonskilder, som for eksempel elevsaker og vedtak
• program med tidspunkt for eventuelt åpningsmøte, intervjuer, befaringer og gjennomgang av dokumentasjon, systemer eller lignende

Vi legger inn tid til forberedelse og avslutning av de ulike aktivitetene, og til diskusjon og oppsummering oss imellom.

Vi skal som hovedregel sende programmet til kommunen to uker før besøket, og senest én uke før besøket. Det samme gjelder for digitale intervjuer.

Vi gir kommunen beskjed om praktiske forhold, for eksempel hvor mange eller hvor store rom vi trenger, hvem vi ønsker skal delta på åpningsmøtet, om mulighet for å vise frem presentasjoner, og eventuelle andre avklaringer. Da kan kommunen forberede besøket og sørge for at alle vi vil snakke med, er tilgjengelige.

Har vi besluttet å gjennomføre et tilsynsbesøk, bør vi som hovedregel holde et åpningsmøte i starten av tilsynsbesøket. Det kan skje dagen før intervjuene, eller i starten av selve intervjudagen. Varigheten er vanligvis en halv til én time. Varigheten kan avhenge av om vi har gjennomført formøte som en del av tilsynet. Vi må beregne tid til spørsmål.

Formålet med åpningsmøtet er å informere og å ha dialog om tilsynet gjennom å

• informere om tema for tilsynet og kort om regelverket
• informere om formålet med tilsynet
• sikre at alle får nødvendig og samme informasjon før intervjuene
• informere om hvordan tilsynet blir gjennomført
• informere om hvordan intervjuene blir gjennomført

Vi avholder åpningsmøtet hos kommunen, eller digitalt. Vi inviterer dem som skal delta i tilsynet. Det er vanlig at kommunedirektøren, ansvarlige ledere i kommuneadministrasjonen, virksomhetsledere og andre ansatte deltar. Hvis kommunen samtykker, kan vi invitere andre kommuner til å delta.

Vi formulerer oss i et klart og forståelig språk. Vi informerer om at vi vil hente inn opplysninger om kommunens praksis, og at vi ikke fører tilsyn med enkeltpersoners praksis.

Når dokumentasjonen ikke gir oss nok informasjon kan vi gjennomføre intervju. Vi må vurdere hvem som kan bekrefte, avkrefte eller utfylle opplysningene i dokumentasjonen. En rutine kan si noe om hvordan leder har planlagt at praksis skal være, mens intervjuet kan fortelle oss om rutinen er kjent og blir fulgt.

Intervjuer gjennomfører vi som regel hos kommunen, eller digitalt.

Vi tar stilling til om et forhold er godt nok utredet underveis i intervjurekken. Vi stiller ikke spørsmål om forhold som allerede er besvart av flere i intervju og bekreftet i andre kilder.

Vi kan legge inn tid i løpet av intervjudagen for å

• planlegge hva vi må bekrefte eller spørre om i de neste intervjuene
• undersøke informasjon nærmere ved å snakke med noen en gang til
• oppsummere det vi har hørt

Når vi forbereder og gjennomfører intervjuer, er det en del problemstillinger vi må ta stilling til:

Hvem og hvor mange skal vi intervjue?

Vi tar stilling til hvem og hvor mange vi skal intervjue ut fra hvilke kontrollspørsmål som ikke er tilstrekkelig besvart, eller som vi ønsker å få bekreftet.

Når vi velger ut personer til intervjuer, må vi tenke på hvem i kommunen som kan ha relevant informasjon. Vi kan velge personer ut fra bestemte funksjoner, som for eksempel styrer, kontaktlærer, elevrådsleder, eller ut fra hvilke områder ansatte jobber med, som lærere for bestemte fag eller klasser. Hvis flere personer jobber med samme ansvarsområde, kan det være nødvendig å snakke med flere for å sikre representativitet. Det gjelder for eksempel når vi skal velge blant ansatte.

Vi kan hente inn opplysninger fra barn og elever eller foreldre. Vi kan gi tilbud om samtale til elever og foreldre som for eksempel har hatt saker om skolemiljø eller individuelt tilrettelagt opplæring, eller velge ut foreldre etter tillitsverv eller lignende.

Når vi skal innhente informasjon om barn og elever, må vi vurdere om vi kan få informasjon direkte fra dem, eller om vi har nok informasjon fra skriftlige kilder. Når temaet angår barn og elever direkte, bør vi snakke med dem eller bruke spørreskjema. Det kan være aktuelt å snakke med elever som sitter i elevrådet, bestemte klasser, eller elever som har vedtak om individuelt tilrettelagt opplæring eller aktivitetsplaner i skolemiljøsaker. Alternativt kan vi gjøre tilfeldige utvalg fra ulike trinn eller grupper.

Vi skal opplyse om at bidrag fra barn, unge og foreldre er frivillig, og at det ikke vil bli kjent for andre enn oss at det er de som har gitt oss opplysningene. Siden det er frivillig for foreldre og deres representanter å møte til intervju, har de ikke krav på godtgjørelse for eventuelt tapt arbeidstid.

I de tilfellene vi ber kommunen velge hvem vi skal snakke med, bør vi gi føringer for hvordan valget skal skje. Vi kan for eksempel velge ut fra oversendte lister, eller be om å få snakke med personer som arbeider med bestemte oppgaver, elever på et bestemt trinn, eller elever ut fra saksmapper.

Les mer om Samtaler med barn og unge

Intervjue én eller flere sammen?

Vi intervjuer som hovedregel én og én. Det er særlig aktuelt for kommunedirektør, sektorledere, barnehagemyndigheter, styrere og rektorer eller andre i stillinger med et særskilt og selvstendig ansvar. Det samme gjelder hvis vi vet om personer som helst vil eller bør snakke med oss alene.

Hvis det er hensiktsmessig, kan vi intervjue flere samtidig. Fordelen med gruppeintervju, kan være at vi rekker å intervjue flere, og dermed får inn opplysninger fra flere intervjuobjekter. Når vi har gruppeintervjuer, bør gruppen bestå av personer på samme nivå i organisasjonen. Ved gruppeintervjuer er det dessuten et poeng å forsøke å sikre at gruppen er så representativ som mulig.

Fordelene med gruppeintervju, må avveies mot ulempene. Enkelte i gruppen kan bli passive eller tilbakeholdne, eller holder tilbake informasjon de ikke ønsker å dele med de øvrige i gruppen. Ved gruppeintervju risikerer vi at personer i gruppen bevisst eller ubevisst justerer seg etter hverandre, og at de derfor fremstår mer enige enn de egentlig er.

Vi må vurdere konkret om vi skal intervjue barn, unge og foreldre i grupper. Vi må legge vekt på hensynet til barnets beste og personvernhensyn i vurderingen. Barn kan ha med seg en voksen under samtalen. Den voksne er med for å være en støtte for barnet, og ikke som en informasjonskilde for oss. Ofte vet vi på forhånd om barnet vil ha med seg en voksen, men vi må være forberedt på endringer.

Les mer om å intervjue barn i vår veileder om intervjuteknikk

I hvilken rekkefølge skal vi intervjue?

Utgangspunktet er at vi velger den rekkefølgen og tidspunkt for intervju som er hensiktsmessig og gir oss de opplysningene vi trenger. Vi anbefaler å starte og slutte med rektor eller styrer, kommunedirektøren, eller eventuelt andre med lederposisjoner i kommunen.

Se også Veileder om intervjuteknikk

Det kan være nyttig å snakke med foreldre før intervjuer med ansatte. Vi kan gjennomføre intervjuene før eller etter arbeidstid, eventuelt på telefon eller digitalt. I disse samtalene kan det komme frem opplysninger som vi ønsker å undersøke nærmere gjennom intervjuer med for eksempel personale i kommuneadministrasjonen, rektor eller styrer, lærere eller barnehageansatte.

Hvis vi i ettertid vurderer at faktum ikke er godt nok opplyst, må vi innhente mer informasjon. Det kan bli nødvendig å supplere med nytt intervju.

Hva skal vi spørre om?

Spørsmålene i intervjuene skal ta utgangspunkt i kontrollspørsmålene. Kontrollspørsmål egner seg som regel ikke som intervjuspørsmål direkte.

Spørsmålene til kommunedirektøren bør være av mer overordnet karakter, knyttet til kommunens styringssystemer. Kommunedirektøren har vanligvis ikke detaljkunnskap om forholdene innenfor hvert fagområde. For å få svar på slike spørsmål, må vi henvende oss til andre, for eksempel fagansvarlige i kommunen, ledelsen i barnehagen eller skolen, eller til det øvrige personalet.

Bekrefte innhold i intervjunotatene

Vi kan få bekreftet om notatene våre er i samsvar med informasjonen som kommer frem i intervjuene ved å stille avklarende spørsmål underveis. Hvis vi har oppfattet feil eller noe er uklart, retter vi opp i notatet med en gang.

Notere og arkivere informasjon

Vi skal notere ned og arkivere informasjon for å sikre skriftlighet og etterprøvbarhet. De nedtegnede opplysningene er viktig både for tilsynsteamet som utfører tilsynet, og for bruk i en eventuell klagesak. Dokumentet med notatene er arkivverdig, og vi skal arkivere det på saken. Notatene trenger ikke være omfattende. Det er tilstrekkelig å notere relevante og vesentlige opplysninger som har betydning for konklusjonene i tilsynet.

Vi tilpasser formen på notatene til det som er hensiktsmessig i den konkrete situasjonen. Det kan være et mer utfyllende notat, et notat med kulepunkter eller et annet format. Vi kan unnta notatene fra innsyn.

Les mer om innsyn og offentlighet

Se også Sivilombudets innsynsguide

Befaring, tilgang til dokumenter og systemer

Vi kan hente inn informasjon gjennom befaring av anlegg, tilgang til datasystemer eller gjennomsyn av dokumenter. Vi må planlegge informasjonsinnhentingen.

Vi informerer kommunen, så langt det er mulig, på forhånd om vi ønsker å gjennomføre en befaring, ha tilgang til dokumenter eller datasystemer. Hvis vi får opplysninger under tilsynsbesøket som gir et behov for å se på dokumenter eller datasystemer, kan vi be om en slik tilgang under tilsynsbesøket.

Vi kan be om kopier av utvalgte dokumenter, eller utskrifter fra datasystemet. Utskrifter bør være datert, slik at vi sikrer oss at vi kan dokumentere våre funn i etterkant.

Befaring: Befaring kan for eksempel være en omvisning i lokalene på en skole. En omvisning kan vise oss noe om hvordan skolen organiserer opplæringen, eller områder som er utenfor rekkevidde under inspeksjonen i friminuttene. Observasjoner kan være ressurskrevende ettersom vi må observere tilstrekkelig lang tid. Vi må vurdere om det er hensiktsmessig ressursbruk.

Tilgang til dokumenter til gjennomsyn: Vi kan be om å få se for eksempel vedtak, elevmapper og regnskaper. Vi kan for eksempel velge ut et gitt antall vedtak vi vil se nærmere på. I så fall må vi være særlig oppmerksomme på om de er representative.

Tilgang til datasystemer: Det kan være relevant informasjon i systemer for internkontroll, systemer for kommunenes risikovurderinger og oppmøteprotokoll på skolen og lignende. Det er viktig at en person fra kommunen bistår, for å sikre at vi effektivt finner frem til de relevante opplysningene.

Vi kan avrunde tilsynsbesøket med et avsluttende intervju med rektor, eller styrer og kommunedirektøren, eventuelt andre med lederposisjoner i kommunen, for å stille spørsmål knyttet til kontrollspørsmålene som ikke er avklart i de tidligere intervjuene.

Vi kan avslutte med å gjenta informasjon om videre saksgang, når kommunen kan forvente foreløpig rapport, og hva som kan bli aktuelt av videre oppfølging. Vi kan gi informasjon om hovedtrekkene i hva vi har sett hvis det er områder der observasjonene er entydige.