Metodehåndbok for tilsyn

Vi skal opplyse saken så godt som mulig før vi fatter vedtak, jf. forvaltningsloven § 17. Hva som er godt nok, vil avhenge av kompleksiteten i saken og betydningen av vedtaket. Vi må konkludere på et faktagrunnlag som er tilstrekkelig sannsynliggjort.

Vi må ta stilling til hvor mye informasjon vi trenger for å være trygge på at vi har et mest mulig riktig bilde av praksis i kommunen. Det er kontrollspørsmålene som bestemmer hvilken informasjon vi har behov for, og hvilke tilsynsaktiviteter som er hensiktsmessige for å innhente nødvendig informasjon. Vi må avveie informasjonsbehovet mot hensynet til hva som er praktisk gjennomførbart og effektiv ressursbruk for kommunen og oss.

Vi må ha kunnskap om barnehage- og opplæringsområdet og kommunene for å finne frem til kildene som kan gi nødvendig informasjon for å kunne konkludere på kontrollspørsmålene i tilsynet. For å få et så godt bilde som mulig av kommunens praksis, trenger vi ofte mer enn én informasjonskilde. Hvis vi er i tvil om hvor vi kan finne den relevante informasjonen, kan vi kontakte kommunen direkte.

Informasjonskilder

• Opplysninger fra statistikk og innrapportering, som BASIL, GSI, KOSTRA, Skoleporten og Elevundersøkelsen.
• Styrende dokumenter fra kommunen, som planer, reglement, vedtak, rapporter, budsjett og regnskap, organisasjonskart, risikovurderinger, stillingsbeskrivelser, rutiner og delegeringer.
• Resultatdokumenter fra kommunen, med informasjon fra de som er berørte og som dermed kan gi opplysninger som sier noe om praksis, som referat fra møter, vedtak, klager, stikkprøver fra elevmapper og skriftlig veiledning.
• Informasjon fra de som er berørte og som dermed kan gi opplysninger som viser hvordan praksis er, for eksempel ansatte i kommuneadministrasjonen, barnehagestyrere, skoleledere, ansatte i barnehager og skoler, elever og foreldre.
• Informasjon fra befaring og tilsynsbesøk, for eksempel etter gjennomgang av anlegg, og oppslag i datasystemet.
• Informasjon fra vår risikovurdering, som informasjon fra tidligere tilsyn, områdeovervåking, klagesaker og meldinger.

Fremgangsmåter

Vi kan innhente informasjon på ulike måter:

• oppslag i database
• søke på nettsider
• søke i egne arkiver og internett
• innhente dokumentasjon fra kommunen
  • skriftlig redegjørelse
  • egenvurderinger
  • spørreskjema
• gjennomføre formøte
• gjennomføre tilsynsbesøk, befaring og andre stedlige undersøkelser
  • intervju

Brev om tilsyn

Vi har som regel ikke nok informasjon til å varsle pålegg direkte. Vi sender derfor et brev til kommunen der vi informerer om tilsynet og tema for tilsynet. Vi ber kommunen sende inn nødvendig dokumentasjon. Vi bruker malen for brev om tilsyn, se vedlegg.

Informasjon om tilsynet til elever og foreldre

Vi skal informere alle elever og foreldre om tilsynet, hvis temaet berører elever og foreldre direkte. I andre tilfeller kan vi vurdere om det er hensiktsmessig å informere dem. Formålet er å gjøre elever og foreldre med barn i barnehager og skoler kjent med at vi gjennomfører tilsyn med kommunen, og hva som er temaet for tilsynet. Når de er kjent med tilsynet, kan de kontakte oss med relevant informasjon. Vi kan gi informasjonen gjennom et eget skriv som vi ber kommunen formidle til elever og foreldre. Informasjonsskrivet følger som vedlegg til brev om tilsynet.

Innhente skriftlig dokumentasjon

Vi ber kommunen om opplysninger som er nødvendige for å belyse kontrollspørsmålene, og som ikke er tilgjengelig for oss andre steder. Vi kan kreve opplysninger fra kommunen uavhengig av taushetsplikten til de ansatte, jf. kommuneloven § 30-3. Retten til å kreve redegjørelse, svar på spørreskjema eller intervjuer, gjelder bare overfor kommuner og de ansatte i kommunen og private barnehager og skoler. Hvis vi pålegger kommunen å gi opplysninger, kan kommunen klage, jf. forvaltningsloven § 14 og kommuneloven § 30-5. Vi skal gjøre retten til å klage kjent for kommunen. Hvis vi ønsker opplysninger fra foreldre, elever og andre, kan vi be om det, men ikke kreve det.

I brevet setter vi en frist for når kommunen skal ha sendt inn dokumentasjonen. Fristen skal settes slik at kommunen har rimelig tid til å finne frem eller utarbeide den nødvendige dokumentasjonen. Tre uker vil som regel være en rimelig frist. Hvis vi ber om svært mye dokumentasjon, kan vi gi kommunen en lengre frist.

Skriftlig redegjørelse

Kommunen skal i utgangspunktet sende inn eksisterende dokumentasjon og ikke utarbeide ny dokumentasjon for tilsynet sin del. I noen tilfeller kan det være nødvendig å be kommunen redegjøre for praksis og eventuelt be dem underbygge redegjørelsen med dokumentasjon.

Egenvurdering

Vi kan be kommunen redegjøre gjennom å svare på egenvurderingen der dette er tilgjengelig. Egenvurderingen kan bidra til å øke læringseffekten av tilsynet fordi flere kan bli involvert og bli kjent med kravene i regelverket. Vi må avveie behovet for egenvurdering mot hensynet til hva som er praktisk gjennomførbart og effektiv ressursbruk for kommunen og oss.

Dere finner forslag til egenvurderingsspørsmål med tilhørende veiledningstekst på SF-nett for mange tilsynstemaer. Dere velger relevante egenvurderingsspørsmål basert på risikovurderinger.

Spørreskjema

I et spørreskjema skal mottakeren svare på spørsmålene uten ytterligere redegjørelse. Spørreskjemaer kan være et alternativ eller supplement til redegjørelser, egenvurderingsskjema eller intervju. Svarene skal gi informasjon som vi kan bruke til å svare på kontrollspørsmålene. Bruk av spørreskjema er særlig aktuelt for å nå mange og sikre representativitet. Vi bruker spørreskjemaer for å hente relativt standardiserte opplysninger fra en stor gruppe. Det kan for eksempel være hele lærergruppen ved en skole, én eller flere klasser med elever, styrere i alle barnehager eller foreldre.

Det er frivillig for elever og foreldre å svare på spørreskjema. Det kan være nyttig å lage informasjonstekst til elever og foreldre. Vi må tilpasse spørsmålene til målgruppen. I spørsmål til elever og foreldre skal vi unngå faguttrykk, og ta hensyn til elevenes alder.
Vi kan be kommunen administrere fordelingen og innsamlingen av spørreskjemaene. Ettersom det er kommunen som er ansvarlig for at reglene blir fulgt, vil det være nyttig for kommunen å se besvarelsene.

Annen dokumentasjon

Når vi ber om et utvalg av samme type dokumenter, for eksempel kopier av vedtak, må vi spesifisere kriterier for utvalget avhengig av om vi ønsker et representativt utvalg, stikkprøver, eller bare de med et bestemt innhold. Formålet er at utvalget av dokumenter må kunne si noe om kommunens praksis.

Når vi skal innhente informasjon gjennom intervju eller andre stedlige undersøkelser, kan vi ha et formøte. Vi avholder et formøte når vi vurderer det som nødvendig. Vi gjennomfører møtet fysisk eller digitalt, og i god tid før fristen for dokumentasjon går ut.

Formålet med formøtet er å legge til rette for dialog med kommunen og

• presentere tema for tilsynet, og informere kort om regelverket
• informere om formålet med tilsynet
• avklare spørsmål om hvilken dokumentasjon kommunen må sende inn
• få en orientering av kommuner som har gjennomført egenkontroll
• få en orientering om ansvarsforholdene i kommunen

Vi inviterer kommunedirektøren og ansvarlige ledere i kommuneadministrasjonen sammen med berørte virksomhetsledere.

Hvis flere kommuner får samme tilsyn, kan vi ha et felles formøte. Vi kan invitere kommuner som ikke får tilsyn, slik at flere kommuner får informasjon om tema for tilsynet, og kan bruke informasjonen og egenvurderingen til å vurdere egen praksis.

Hvis den skriftlige dokumentasjonen og informasjonen fra formøtet gir svar på kontrollspørsmålene, kan vi avslutte tilsynet, eller varsle pålegg direkte, jf. enkel fremgangsmåte.