Metodehåndbok for tilsyn

Kommunen er uenig i vår lovtolkning, våre vurderinger og konklusjoner

Vi må vurdere kommunens tilbakemelding opp mot lovtekst, forarbeider, rundskriv og andre rettskilder. Hvis vi er enige med kommunen, må vi gjøre nødvendige endringer i teksten og eventuelt i pålegg og korreksjonspunkt. Vi skal gjengi og kommentere kommunens kommentarer til den foreløpige rapporten i vedtaket.

Kommunen påpeker feil i faktumet

Vi må vurdere om det faktumet kommunen mener er riktig, er sannsynliggjort. Hvis vi mener det, må vi endre teksten i tilsynsrapporten og vurdere de aktuelle kontrollspørsmålene på nytt. Hvis vi endrer våre konklusjoner til gunst for kommunen, skal vi ta ut den aktuelle påleggsteksten eller korreksjonspunktet i tilsynsrapporten.

Kommunen har gjennomført tiltak for å rette

Tilsynsrapporten skal gjenspeile situasjonen på tidspunktet den er datert. Hvis den faktiske situasjonen har endret seg, oppdaterer vi teksten i tilsynsrapporten. Vi må vurdere om det er sannsynliggjort at endringen faktisk har funnet sted, og hvordan dette påvirker svarene på de aktuelle kontrollspørsmålene.

Kommunen har rettet alle regelverksbruddene

Hvis kommunen har rettet alle regelverksbruddene slik at vi kan besvare alle kontrollspørsmålene med ja, avslutter vi tilsynet med tilsynsrapporten, se delen om rapport uten brudd. I mindre omfattende tilsyn kan vi avslutte tilsynet med et brev i stedet for en tilsynsrapport. Vi må beskrive hvorfor vi vurderer at det ikke lenger foreligger brudd på regelverket.

Når vi må forhåndsvarsle på nytt

Tilsynsrapporten kan kun inneholde brudd på regelverket og påleggstekster som kommunen har fått varsel om. Hvis vi blir kjent med nye brudd, for eksempel gjennom kommunens uttalelse på den foreløpige tilsynsrapporten, skal vi sende et nytt forhåndsvarsel. Det samme gjelder hvis vi ser at vi må endre rettsgrunnlaget for en påleggstekst, for eksempel hvis vi har henvist til feil bestemmelse.

Kommunen skal få mulighet til å uttale seg om det nye forholdet, jf. forvaltningsloven § 16. Vi varsler det nye pålegget eller korreksjonspunktet gjennom en revidert foreløpig tilsynsrapport, eller i et eget brev med henvisning til den foreløpige tilsynsrapporten. Kommunen skal ha en rimelig frist, minimum to uker.

Tilsynsrapporten har i all hovedsak det samme innholdet som vi har beskrevet under den foreløpige tilsynsrapporten. Vi må å endre teksten fra «mulig brudd» til «brudd», og fra «varsel om vedtak» til «vedtak». Vi inkluderer informasjon om retten til å klage i vedtaket, se forvaltningsloven § 27, jf. §§ 18, 28, 29, 30, 32 og 42, og rettefrist.

Tilsynsrapporten skal gjenspeile situasjonen på tidspunktet den er datert. Kommunens tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten kan føre til at vi må endre teksten. Det samme gjelder hvis vi får opplysninger fra andre som tilsier at vår tolkning av regelverket, vår forståelse av faktum eller våre konklusjoner ikke er riktige. Vi må omtale både kommunens uttalelse og vår vurdering av uttalelsen i tilsynsrapporten. Det gjelder uavhengig av om uttalelsen fører til endringer i våre konklusjoner. Hvis vi endrer noen av konklusjonene til gunst for kommunen, tar vi ut de aktuelle påleggstekstene eller korreksjonspunktene fra vedtaket.

Tilbakemelding om retting

Vi fastsetter konkret hvordan vi vil at kommunen skal gi tilbakemelding på at de har rettet. I tilbakemeldingen bør kommunen beskrive

• hvilke tiltak kommunen har satt i verk eller planlegger å sette i verk for å rette brudd på regelverket
• hvordan kommunen planlegger å følge med på at tiltakene blir iverksatt og regelverket blir fulgt
• hvilke interne frister kommunen har satt for å sikre fremdrift og gjennomføring

Bruddene kan være en konsekvens av at kommuneledelsen ikke har en internkontroll som har avdekket bruddene. Kommunen er ansvarlig for å rette bruddene uavhengig av på hvilket nivå i organisasjonen de har skjedd.

I utgangspunktet skal pålegget og korreksjonspunktene gi kommunen tilstrekkelig informasjon til å forstå hvilke endringer de må gjøre i sin praksis.

Vi må vurdere i det enkelte tilfellet om vi har behov for ytterligere dokumentasjon. Vi skal kun be om dokumentasjon som er nødvendig for å ta stilling til om bruddene er rettet. Hvilken type dokumenter det er aktuelt å kreve, må vi se i sammenheng med påleggstekstene og korreksjonspunktene. Det kan være et godt utgangspunkt å se på dokumentasjonen vi innhentet tidligere i tilsynet.

Frist for å oppfylle pålegg

I vedtaket skal vi fastsette en frist for kommunen til å oppfylle påleggene. Fristen skal være tilstrekkelig til at kommunen har en reell mulighet til å rette regelverksbruddene og redegjøre for hvordan de har rettet. Fristen skal ikke være lengre enn det som er nødvendig. De varslede påleggene er en konsekvens av at kommunen ikke har gjort noe som etter regelverket allerede skulle vært gjort.

Vi må ta hensyn til hvilke regelverksbrudd vi har avdekket, hvor krevende de vil være å rette, og hvilke konsekvenser det kan ha at regelverksbruddene pågår. Noen momenter som kan tilsi en kort frist, er at bruddet har umiddelbare negative konsekvenser for barnehagebarn og elever, at bruddet kan rettes gjennom relativt raske prosesser i kommunen, eller at kommunen var kjent med bruddet før tilsynet.

Vanligvis bør fristen ikke være kortere enn tre uker, men heller ikke lengre enn tre måneder. Unntaksvis kan det være nødvendig å gi en lengre frist. I så fall, bør vi be om å få oppdateringer om status underveis.

Kommunen kan klage på vedtak med pålegg om å rette. Kommunen skal sende klagen til statsforvalteren som skal behandle klagen og forberede klagesaken i tråd med reglene i forvaltningsloven § 33.

Statsforvalteren skal avvise klagen hvis vilkårene for å behandle klagen ikke er oppfylt. Vilkårene for å behandle en klage går frem av forvaltningsloven §§ 28-32. Eksempler på slike vilkår, er klagefristen og kravet om at klageren må ha rettslig klageinteresse. Avvisning av klagen er et enkeltvedtak som vi behandler etter reglene for enkeltvedtak i forvaltningsloven. Kommunen kan klage på statsforvalterens vedtak om å avvise en klage.

Hvis vilkårene for å behandle klagen er oppfylt, skal statsforvalteren vurdere om klagen gir grunnlag for å oppheve, endre eller opprettholde vedtaket. Statsforvalteren må vurdere kommunens synspunkter i klagen og innhente nye opplysninger hvis klagen gir grunn til det.

Klagebehandlingen kan føre til at statsforvalteren endrer vedtaket, som for eksempel å fjerne et pålegg, eller endre innholdet i ett eller flere pålegg. Hvis statsforvalteren kommer til at det ikke er grunnlag for å vedta noen pålegg i saken, kan de oppheve vedtaket.

Hvis statsforvalteren opprettholder vedtaket, skal de sende saken til Utdanningsdirektoratet for endelig behandling. I oversendelsen skal statsforvalteren redegjøre for sin vurdering av kommunens klage og beskrive hvorfor vedtaket er opprettholdt. Hvis statsforvalteren opprettholder deler av vedtaket, skal de sende denne delen av saken til Utdanningsdirektoratet.

Når statsforvalteren endrer vedtaket til fordel for kommunen, skal de informere kommunen om retten til å kreve dekning av sakskostnader.