Tilleggsvirksomhet og avdelingsregnskap for privatskoler

Veiledningsplikten for skoler godkjent etter privatskoleloven er delegert til statsforvalterne. Ta kontakt med Statsforvalteren der skolen er lokalisert dersom dere ønsker veiledning utover denne tolkningsuttalelsen.

Forhåndsgodkjente og søknadspliktige tilleggsvirksomheter

Skoler som er godkjente etter privatskoleloven kan i utgangspunktet ikke drive eller eie annen virksomhet enn skole, jf. privatskoleloven § 2-2. I regelverket er det noen unntak fra dette utgangspunktet:

• Økonomiforskriften § 7-1 første ledd og forskrift til privatskoleloven kap. 6A § 7-1 første ledd gir en liste over hvilke forhåndsgodkjente tilleggsvirksomheter skolene likevel kan drive, uten å måtte søke om dette.
• Skolene kan sende søknad til direktoratet om å drive tilleggsvirksomhet som ikke er forhåndsgodkjent, jf. økonomiforskriften § 2-2 og forskrift til privatskoleloven kap. 6A § 2-4. Skolen må få godkjenning for denne formen for tilleggsvirksomhet før tilleggsvirksomhet startes.

Det stilles flere krav til drift av tilleggsvirksomheter og til skolenes regnskapsføring. Kravene som beskrives nedenfor gjelder både for de forhåndsgodkjente og de søknadspliktige tilleggsvirksomhetene.

Utbytteforbud og krav til selvfinansierte tilleggsvirksomheter

I regelverket er det flere krav til finansiering av tilleggsvirksomhetene og hvordan skolene kan disponere inntekter fra sine tilleggsvirksomheter.

Inntekter fra tilleggsvirksomhet er underlagt utbytteforbud. Dette betyr at inntektene må brukes til å gi opplæring i tråd med skolens godkjenning og komme elevene til gode. Skolen kan også bruke inntekter fra en tilleggsvirksomhet på én eller flere andre tilleggsvirksomheter, jf. økonomiforskriften § 6-1 første ledd og forskrift til privatskoleloven kap. 6A § 6-4 første ledd.

På samme tid så er det et krav at tilleggsvirksomhetene samlet sett skal være selvfinansierte. Det betyr at statstilskudd, skolepenger og inntekter fra skolevirksomhetene ikke kan brukes til å finansiere tilleggsvirksomhet.

Dersom skolens regnskap et år viser overskudd, kan styret vedta å disponere inntil 25 % av det totale inntektsgrunnlaget til skolens egenkapital. Totalt inntektsgrunnlag er summen av alle skolens inntekter i regnskapsåret, inkludert eventuelle inntekter fra tilleggsvirksomhet. Skolen skal vise disponering av overskudd i egen note til årsregnskapet, jf. økonomiforskriften § 8-2 bokstav c og forskrift til privatskoleloven kap. 6A § 8-2 bokstav c.

Overskudd som stammer fra tidligere års inntekter fra tilleggsvirksomhet kan benyttes til å dekke senere års underskudd i tilleggsvirksomheter. Dette forutsetter at skolen kan dokumentere at midlene faktisk stammer fra overskudd i skolens tilleggsvirksomheter, og at overskuddet er reelt, jf. økonomiforskrift til privatskoleloven § 8-6 og forskrift til privatskoleloven kap. 6A § 8-6. Eksempelvis må skolen ha fordelt felleskostnader mellom skoledrift og tilleggsvirksomhetene, og overskuddet må ellers være disponert i tråd med økonomiforskriften § 6-3 og forskrift til privatskoleloven kap. 6A § 6-6. Overskudd som stammer fra statstilskudd, skolepenger og inntekter i skolevirksomhet kan ikke brukes til å dekke underskudd i tilleggsvirksomhet. Det er skolens styre som er ansvarlig for at skolen har tilstrekkelig dokumentasjon og at disponeringen av skolens midler er i tråd med privatskoleloven med forskrifter.

Underskudd i tilleggsvirksomhet kan også finansieres av skolens frie midler, eksempelvis gaver. Vi understreker at skoler som vil dekke underskudd i tilleggsvirksomhet på denne måten, må kunne dokumentere at de har frie midler å bruke til dette.

Krav om avdelingsregnskap

Skolene skal følge regnskapsloven og bokføringsloven og ha revisjon i samsvar med revisorloven, jf. privatskoleloven § 7-1. Skolen skal føre egne avdelingsregnskap for hver av tilleggsvirksomhetene, jf. økonomiforskriften § 8-1 andre ledd og forskrift til privatskoleloven kap. 6A § 8-1 andre ledd. Avdelingsregnskap for tilleggsvirksomhetene skal sendes til Utdanningsdirektoratet som del av den årlige innsendelsen av årsregnskap m.m. regulert i økonomiforskriften § 8-1 tredje ledd og forskrift til privatskoleloven kap. 6A § 8-1 tredje ledd.

For å sikre kontroll og sporbarhet på bruken av midlene, skal regnskapet vise interne transaksjoner og disse transaksjonene skal være tilfredsstillende dokumentert, jf. økonomiforskriften § 8-1 andre ledd og forskrift til privatskoleloven kap. 6A § 8-1 andre ledd. Fordelingsnøkler må være etterprøvbare. Dette innebærer at fordelingsnøklene bør være knyttet opp til kostnadsdrivere (for eksempel antall barn, arealbruk eller lignende) og i mindre grad være skjønnsmessig fastsatt. Skolen må fortløpende vurdere og sørge for at felleskostnader fordeles riktig mellom avdelingene. Det er ikke gitt at en og samme fordelingsnøkkel kan legges til grunn for alle kostnadsposter, det må fordeles annerledes dersom bruk av fordelingsnøkkelen gir urimelige utslag.

Fordeling av kostnader mellom skoledrift og tilleggsvirksomhetene – felleskostnader

At skolens tilleggsvirksomheter må være selvfinansierte, innebærer også at skolen må sørge for at tilleggsvirksomheten belastes med sin andel av alle relevante felleskostnader. Skolen må fordele felleskostnadene mellom skolen og tilleggsvirksomhetene på en måte som sikrer at skolen ikke bruker statstilskudd, skolepenger eller inntekter fra tilleggsvirksomhet til å finansiere tilleggsvirksomhetene. Relevante kostnader er kostnader som tilleggsvirksomheten hadde hatt, dersom tilleggsvirksomheten hadde vært et selvstendig rettssubjekt.

• Dette innebærer for det første at skolen må fordele alle typer felleskostnader som er relevante for tilleggsvirksomhetene (for eksempel renhold, strøm, leie mm.). Skolen må opplyse om hvordan de fordeler kostnadene i note til årsregnskapet, jf. økonomiforskriften § 8-2 bokstav e og forskrift til privatskoleloven kap. 6A § 8-2 bokstav e. (Se tolkningsuttalelse fra Utdanningsdirektoratet om notekravene i økonomiforskriften § 8-2 og forskrift til privatskoleloven kap. 6A § 8-2)
• For det andre må skolen fordele mer enn bare merkostnader forbundet med tilleggsvirksomhetene. I forarbeidene til privatskoleloven § 2-21 trekkes mulighet for økt inntjening og bedre ressursutnyttelse frem som hensyn bak reglene om tilleggsvirksomhet. Å kun fordele merkostnader til tilleggsvirksomhetene vil ikke være i tråd med formålet bak reglene om tilleggsvirksomhet, og vil i praksis innebære at skoledriften subsidierer tilleggsvirksomhetene. Dette vil være i strid med økonomiforskriften § 6-1 første og andre ledd og forskrift til privatskoleloven kap. 6A § 6-4 første og andre ledd.

Utdanningsdirektoratet forutsetter at den enkelte skole, ut fra lokale forhold og innretning av en eventuell tilleggsvirksomhet, gjør selvstendige og fornuftige vurderinger knyttet til fordeling av felleskostnader. Det innebærer at skolen må gjøre en reell vurdering, og eventuell justering av hver enkelt utgiftspost.